新时代下档案管理工作面临的问题及对策

摘 要:在新时代背景下,各个方面都充满着信息,信息化、网络化的不断运用与发展,给传统的档案管理带来了前所未有的机遇,信息化档案管理领域也得到了不断的发展,做好信息时代档案管理工作必须与时俱进。本文通过结合自身工作经验,针对信息时代档案管理工作发现的问题,总结探讨出一定的档案管理工作的解决措施,以供相关档案管理工作人员提供参考。

关键词:新时代;档案管理;问题;对策

为了更好的管理信息档案,随着科学技术、信息时代的快速发展,信息档案管理办法也发生了巨大的改变,传统的档案管理办法已经不再满足需求,电子化,数字化在档案管理工作中发挥了主导性的作用,它加入了很多新的元素。能够帮助档案管理工作更顺利的进行,减少了档案管理工作人员的压力,提高了工作效率。档案管理对于各个企业单位来说,每一个企、事业单位的档案管理工作扮演的角色愈发重要,它完整的记录了各个部门或单位的发展过程,档案管理工作包含多方面的内容,其中既有档案的收集、整理、保管、提供利用等各环节档案管理工作。目前我们运用一些现代化管理技术对档案信息进行收集整理,并合理保存,实现了档案信息的有效利用。将传统的纸质信息改变为电子信息,使档案管理利用价值得到强有力的发挥,提高了档案信息的查找和携带。在信息档案管理的成长发展阶段中,同时也出现了许多新问题。

一、新时代档案管理工作存在的问题 

在新时代背景下,虽然信息企业档案管理工作有了一定的发展,但是其中依然存在很多问题,由于管理人员没有树立信息风险意识,相关的组织管理体系不健全,导致部分档案管理工作效率没有得到提高,下面是笔者对这些问题进行的具体分析。
 (一)档案管理者缺乏信息风险意识。

在新时代下,档案管理工作面临着更加复杂的社会环境,因此,必须及时的更新档案管理理念。伴随着科学技术的发展,网络黑客威胁着办公室档案管理工作。事实上,档案管理工作涉及到企、事业单位的方方面面,一不留神就容易受到黑客的攻击,如果泄露了单位的重要文件信息,就会给企业造成巨大的损失。然而,现在的很多档案管理人员缺乏网络安全意识,不能及时备份档案信息,没有应用好安全管理的技术,所以经常会出现档案信息泄露问题。
 (二)档案管理组织和管理机制不完善。

通过有关调查研究发现,很多企、事业单位的档案管理组织和管理体系不健全,没有独立的档案管理运行组织者,通过行政部门来负责档案管理工作。由于没有落实好岗位责任制,加上制度的不完善,一旦工作中有一个环节出现了问题,相关档案工作人员之间就会出现互相推诿现象。除此之外,在开展档案管理工作过程中,有的企、事业单位有时会忽视了保密管理规章制定,不按保密管理规定去执行档案管理工作,导致一些重要的档案文件泄露或丢失,不能实现档案信息的保密管理价值。
(三)档案管理工作的基础设施不到位。

在新时代下,档案管理工作更加系统化和复杂化,其耗费的时间很长,同时规模也比较大,必须从系统的角度分析其档案管理模式,需要借助于基础设施辅助工作。由于缺乏对档案管理工作的资金投入和基础设施建设,导致档案管理工作效率得不到提高,经常出现档案文件、图样没有及时归口管理到位,并出现缺损或者丢失等情况,这就严重影响了档案管理工作的有效开展。 

二、新时代档案管理工作的对策

通过上述问题分析可以得知,现在的档案管理工作中存在着许多问题,阻碍着档案管理工作的发展。所以必须加大力度进行档案管理工作硬件设施的投入,提高档案管理工作的效率和质量措施。
 (一)提高档案管理者的信息安全管理意识,加强档案管理工作中信息安全技术的应用。

在新时代做好档案管理工作,首先档案管理者要树立安全管理的意识,从思想上重视档案管理工作。在档案信息化、数字化的时代背景下,必须树立对档案信息的安全管理意识,制定详细的信息安全策略,保障档案的安全,具体主要从以下几个方面采取措施。首先,必须评估好数字化档案的安全风险,做好对档案信息安全的组织管理工作,科学的防范信息安全,有利于提高档案信息安全水平。其次,对于企、事业档案管理部门来说,要完善档案管理内部的快速反应体系,这样有利于预测出信息安全存在的不足,及时解决的问题,尽可能的优化档案管理的保管环境。此外,要尽量采用先进的技防、物防技术来提高档案信息安全性。

(二)加强档案资料的保密管理工作。 

伴随着现代化科学技术的发展,档案管理工作更加便利,但也面临着一定的风险,换句话说,在运用先进的信息技术对档案资料进行管理的同时,档案资料的保密管理工作也尤为重要。所以在运用计算机开展档案管理工作过程中,很有可能由硬件故障或软件漏洞导致信息丢失,或病毒入侵造成档案信息泄密。因此,必须加强档案资料的保密管理工作,在档案资料的收集、整理、保管、提供利用等各环节必须严格遵守相关保密管理规定,采取严密的防范措施,填补各种泄密漏洞,不给窃密者可乘之机。
 (三)健全档案管理机制,构建档案信息安全监管制度体系。

在新时代背景下,档案管理工作必须尽可能的档案信息安全监管体系,这样可以更好的发挥办公室档案信息的价值。通过管理制度建设和机构体系的建设可以推动档案管理工作的创新发展。在完善档案管理体系的过程里,必须完善相关的制度建设,把制度建设纳入到档案管理工作体系之中,防止让整个档案管理工作形式化。严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等环节有关制度和规定,确保档案的齐全、完整、系统、安全。借阅的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。切实做好档案库房的防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防毒等管理工作。库房内要有相关档案资料管理规章制度。做好库房温湿度监控与登记工作。每季度对库房档案进行全面检查、清点,发现的问题应及时处理。另外,对于企、事业档案管理工作的领导来说,要想真正的提高档案管理工作水平,就要落实好相关的规章制度,完善信息监管制度体系,必须定岗、定位、定责,按照精细化管理要求,细化档案资料收集、移交、著录、归档等各环节的管理标准和要求,确保档案管理不丢失、不损坏,从源头上消除档案管理混乱的现象,有利于更好的约束档案管理工作,提高档案管理工作的水平,便于档案的利用,实现档案的价值。
 (四)加大对档案管理工作的投入,不断完善其信息化建设的物质基础。

在新时代背景下,必须依据档案管理建设的具体要求来开展工作,加大对档案管理工作的资金投入,及时更新办公自动自动化设备,这样可以更好的开展档案管理工作,为其提供坚实的硬件设施条件。另外,建设完善的档案管理系统和平台,并及时升级系统和平台来优化档案管理工作,不断提高档案管理工作的效率和质量。最后,要吸引一批优秀的档案管理人才加入进来,提高档案管理人员综合素质,有利于形成优秀的人才团队和良好的组织文化。 

(五)提升档案工作的信息化水平。

新时代下的档案管理工作必须要创新服务,建设统一的网络服务平台,节省更多人力资源和物力资源,提高工作效率。过去的档案管理工作模式不能快速的查询到需要的档案信息,不能提高档案的工作效率,还会浪费很多人力资源和物力资源。借助于统一的网络服务平台可以突破时间和空间的限制,不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行查询,实现档案的自动化管理,不管是档案的上传环节、档案的整理、提供利用等环节都可以借助这一平台实现了,而这些被上传的档案材料,也可以通过下载来实现其利用价值。 
   三、结束语

综上分析所述,档案管理工作在企、事业单位管理工作里扮演的角色越来越重要,它对企、事业单位管理工作的方方面面都产生了巨大的影响。在新时代的背景下,加强信息化管理和建设,完善相关的档案管理制度,来满足档案管理的发展需要,提高档案管理工作人员的安全、保密意识,科学应用现在的信息安全技术,建立健全档案管理机制,增加对这一工作的资金投入力度,让整个信息化建设具有充足的物质条件,这样才可以更好的提高档案管理工作效率和质量,并全面提升档案管理现代化建设水平。