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ICS

备 案 号 : DA


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中 华 人 民 共 和 国 档 案 行 业 标 准


DA/T 46—2009


文书类电子文件元数据方案

Metadata Standard for Administrative Electronic Records


2009-12-16 发 布 2010-06-01 实 施

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国家档案局 发布


目 次

前 言 IV

引 言 V

  1. 范 围 1

  2. 规 范 性 引 用 文 件 1

  3. 术 语 和 定 义 1

  4. 元 数 据 元 素 、 结 构 及 描 述 方 法 2

    1. 元 数 据 元 素 及 其 结 构 2

    2. 元 数 据 的 描 述 方 法 5

  5. 文 件 实 体 元 数 据 元 素 的 描 述 6

    1. 聚 合 层 次 6

    2. 来 源 6

      1. 档 案 馆 名 称 7

      2. 档 案 馆 代 码 7

      3. 全 宗 名 称 8

      4. 立 档 单 位 名 称 9

    3. 电 子 文 件 号 9

5.4 档 号 10

      1. 全 宗 号 11

      2. 目 录 号 11

5.4.3 年 度 12

      1. 保 管 期 限 13

      2. 机 构 或 问 题 13

      3. 类 别 号 14

      4. 室 编 案 卷 号 14

      5. 馆 编 案 卷 号 15

      6. 室 编 件 号 16

      7. 馆 编 件 号 16

      8. 文 档 序 号 17

        5.4.12 页 号 17

    1. 内 容 描 述 18

5.5.1 题 名 19

      1. 并 列 题 名 20

      2. 副 题 名 20

      3. 说 明 题 名 文 字 21

      4. 主 题 词 22

      5. 关 键 词 22

5.5.7 人 名 23

5.5.8 摘 要 24

      1. 分 类 号 24

        I

      2. 文 件 编 号 25

      3. 责 任 者 25

        5.5.12 日 期 26

        5.5.13 文 种 27

        5.5.14 紧 急 程 度 28

        5.5.15 主 送 28

        5.5.16 抄 送 29

        5.5.17 密 级 30

        5.5.18 保 密 期 限 30

    1. 形 式 特 征 31

      5.6.1 文 件 组 合 类 型 31

      5.6.2 件 数 32

      5.6.3 页 数 33

      5.6.4 语 种 33

      5.6.5 稿 本 34

    2. 电 子 属 性 35

      1. 格 式 信 息 35

      2. 计 算 机 文 件 名 36

      3. 计 算 机 文 件 大 小 36

      4. 文 档 创 建 程 序 37

      5. 信 息 系 统 描 述 37

    1. 数 字 化 属 性 38

      1. 数 字 化 对 象 形 态 39

      2. 扫 描 分 辨 率 39

      3. 扫 描 色 彩 模 式 40

      4. 图 像 压 缩 方 案 40

    2. 电 子 签 名 41

      1. 签 名 规 则 42

      2. 签 名 时 间 42

      3. 签 名 人 43

      4. 签 名 结 果 44

5.9.5 证 书 44

      1. 证 书 引 证 45

      2. 签 名 算 法 标 识 45

    1. 存 储 位 置 46

      1. 当 前 位 置 47

      2. 脱 机 载 体 编 号 47

      3. 脱 机 载 体 存 址 48

      4. 缩 微 号 48

    1. 权 限 管 理 49

      1. 知 识 产 权 说 明 50

      2. 授 权 对 象 50

      3. 授 权 行 为 51

      4. 控 制 标 识 52

        5.12 附 注 52

  1. 机 构 人 员 实 体 元 数 据 元 素 的 描 述 53

    1. 机 构 人 员 类 型 53

    2. 机 构 人 员 名 称 53

    3. 组 织 机 构 代 码 54

    4. 个 人 职 位 55

  1. 业 务 实 体 元 数 据 元 素 的 描 述 55

    1. 业 务 状 态 55

    2. 业 务 行 为 56

    3. 行 为 时 间 58

    4. 行 为 依 据 58

    5. 行 为 描 述 59

  2. 实 体 关 系 元 数 据 元 素 的 描 述 60

    1. 实 体 标 识 符 60

    2. 关 系 类 型 60

8.3 关 系 61

8.4 关 系 描 述 62

附 录 A( 资 料 性 附 录 ) 文 书 类 电 子 文 件 元 数 据 表 64

参 考 文 献 67


前 言


本标准由安徽省档案局(馆)提出。 本标准由国家档案局归口。

本标准起草单位:安徽省档案局(馆)、北京北大方正技术研究院有限公司。

本标准主要起草人:李学香、黄玉明、周建武、胡华平、王学武、邓晓文、段丽琼、吴彬松、华婷、陈姗姗、朱霖露。


引 言


元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性,保障电子文件的证据特性,便于对电子文件的理解、管理、交换和利用,是电子文件管理中必不可少的一部分。

随着电子文件的大量生成,有必要为创建、管理、应用元数据建立统一的方案,以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息,为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据,并全面实现元数据的多种功能和用途。本标准参照ISO 15489《信息与文献 文件管理》、ISO 23081《信息与文献 文件管理过程 文件元数据》、档案行业标准DA/T 18-1999《档案著录规则》、国际档案理事会标准《国际标准 档案著录规则(总则)》,并结合我国电子文件管理实际,规定了文书类电子文件元数据集以及元数据元素关系间的逻辑架构。


文书类电子文件元数据方案


  1. 范围

    本标准规定了以文件和案卷形式的档案为对象的文书类电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。

    本标准适用于各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织对计算机系统中直接生成的文书类电子文件(含纸质文件/档案数字化图像、文本)的管理。

  2. 规范性引用文件

    下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

    GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集

    GB/T 4880.2-2000 语种代码名称 第2部分:3字母代码 (eqv ISO 639-2:1998) GB/T 4881 中国语种代码

    GB/T 7156-2003 文献保密等级代码与标识

    GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 (idt ISO 8601:2000) GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则

    GB/T 15418 档案分类标引规则

    GB 18030-2005 信息技术 中文编码字符集 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 1-2000 档案工作基本术语

    DA/T 13-1994 档号编制规则 DA/T 14-1994 全宗指南编制规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则

    DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范

    ISO 11179-3:2003 信息与技术 元数据注册系统(MDR) 第3部分 注册系统元模型和基本属性

    (Information technology-Metadata registries (MDR)-Part 3:Registry metamodel and basic attributes)

    ISO 15489-1:2001 信息与文献 文件管理 第 1 部 分 通则 (Information and

    documentation-Records management-Part 1:General)

    ISO 23081-1:2006 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第1部分 原则(Information and documentation-Records management processes-Metadata for records-Part 1: Principles)

    ISO/TS 23081-2:2007 信息与文献 文件管理过程 文件元数据 第2 部分 概念与实施 (Information and documentation-Records management processes-Metadata for records- Part 2: Conceptual and implementation issues)

  3. 术语和定义

    DA/T 1-2000界定的以及下列术语和定义适用于本文件。


    1. 电子文件 electronic records

      指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备

      阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。 [GB/T 18894-2002,定义3.1]

      3.2

      文书类电子文件 administrative electronic records

      反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。

      3.3

      组合文件 combined records

      由若干个联系紧密的文档组成、视为一个文件著录的文档集合体。

      3.4

      文档 document

      归档文件最小的文件单元,可以是一个独立的自然件,也可以是组合文件中的某一自然件或某一自

      然件的附件。

      3.5

      元数据 metadata

      描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。 [ISO 15489-1:2001,定义3.12]

      3.6

      元素 element

      通过标识、定义、约束性、值域等一组属性描述的数据单元。

      3.7

      简单型 simple type

      不具有子元素的元素所对应的元素类型。

      3.8

      容器型 container type

      具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。

      3.9

      复合型 complex type

      本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。

      3.10

      捕获 capture

      适时获取电子文件及其元数据的方法和过程。

      3.11

      实体 entity

      任何已经存在的、将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物,包括事物间的联系。 [ISO 23081-2:2007,定义3.6]

  4. 元数据元素、结构及描述方法

    1. 元数据元素及其结构

      本标准参考ISO 23081,结合目前我国电子文件管理实际,将文书类电子文件元数据从概念层次上区分为文件实体元数据、机构人员实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个域,每个域包含的元数据元素及其结构规定如下:

      表1 文件实体元数据

      编号

      元数据

      编号

      元数据

      M1

      聚合层次



      M2

      来源

      M3

      档案馆名称

      M4

      档案馆代码

      M 5

      全宗名称

      M 6

      立档单位名称

      M7

      电子文件号



      M 8

      档号

      M 9

      全宗号

      M 10

      目录号

      M11

      年度

      M 12

      保管期限

      M 13

      机构或问题

      M 14

      类别号

      M 15

      室编案卷号

      M 16

      馆编案卷号

      M 17

      室编件号

      M 18

      馆编件号

      M 19

      文档序号

      M 20

      页号

      M21

      内容描述

      M22

      题名

      M23

      并列题名

      M24

      副题名

      M25

      说明题名文字

      M26

      主题词

      M27

      关键词

      M28

      人名

      M29

      摘要

      M30

      分类号

      M31

      文件编号

      M32

      责任者

      M33

      日期

      M34

      文种

      M35

      紧急程度

      M36

      主送

      M37

      抄送

      M38

      密级

      M39

      保密期限

      M40

      形式特征

      M 41

      文件组合类型

      M 42

      件数

      M 43

      页数

      M 44

      语种

      表1 文件实体元数据(续)

      编号

      元数据

      编号

      元数据



      M 45

      稿本

      M46

      电子属性

      M 47

      格式信息

      M 48

      计算机文件名

      M49

      计算机文件大小

      M50

      文档创建程序

      M51

      信息系统描述

      M 52

      数字化属性

      M53

      数字化对象形态

      M 54

      扫描分辨率

      M 55

      扫描色彩模式

      M56

      图像压缩方案

      M 57

      电子签名

      M 58

      签名规则

      M 59

      签名时间

      M 60

      签名人

      M 61

      签名结果

      M 62

      证书

      M 63

      证书引证

      M 64

      签名算法标识

      M 65

      存储位置

      M 66

      当前位置

      M 67

      脱机载体编号

      M 68

      脱机载体存址

      M 69

      缩微号

      M 70

      权限管理

      M 71

      知识产权说明

      M 72

      授权对象

      M 73

      授权行为

      M 74

      控制标识

      M75

      附注




      表2 机构人员实体元数据

      编号

      元数据

      编号

      元数据

      M 76

      机构人员类型



      M 77

      机构人员名称



      M 78

      组织机构代码



      M 79

      个人职位




      表3 业务实体元数据

      编号

      元数据

      编号

      元数据

      M 80

      业务状态



      M 81

      业务行为



      M 82

      行为时间



      M 83

      行为依据



      M 84

      行为描述




      表4 实体关系元数据

      编号

      元数据

      编号

      元数据

      M 85

      实体标识符



      M 86

      关系类型



      M 87

      关系



      M 88

      关系描述



    2. 元数据的描述方法

      本标准参考ISO 11179.3:2003,采用表5所示方法对元数据元素进行描述。 本标准所描述的元数据元素有四个属性相同:

      —— 注册版本:1.0;

      —— 注册机构:中华人民共和国国家档案局;

      —— 字符集:GB 2312-1980、GB 18030-2005;

      —— 语言:中文。

      表5 元数据元素描述方法

      编号

      按一定规则排列的元数据的顺序号

      中文名称

      元数据元素的中文标识

      英文名称

      元数据元素的英文标识

      定义

      元数据元素含义的描述

      目的

      描述该元数据元素必要性和作用

      约束性

      说明采用该元数据元素的强制性程度,分“必选”、“条件选”和“可选”。“必选”表示总是强制采用;“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用;“可选”表示可采用也可不采用,由用户根据需要确定

      可重复性

      元数据元素是否可以重复出现

      元素类型

      元数据元素所属的类别。本标准将元素分为简单型、容器型和复合型

      数据类型

      为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。容器型元素没有数据类型

      编码修饰体系

      对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则,包括编码修饰体系的标识和名称

      值域

      可以分配给元数据元素的值

      缺省值

      该元数据元素的默认值

      子元素

      该元数据元素具有的下属元素

      信息来源

      元数据元素值的来源

      相关元素

      与该元素有密切联系的元素

      注释

      对元素的进一步说明

  5. 文件实体元数据元素的描述

    1. 聚合层次

      编号

      M1

      中文名称

      聚合层次

      英文名称

      aggregation level

      定义

      电子文件在分类、整理、著录、保管和提供利用时,作为个体和特定群体的控制层次。如宗、目、卷、件等

      目的

      利于对电子文件的管理,为电子文件在某一层次的著录、检索提供条件

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      简单型

      数据类型

      字符型

      编码修饰体系

      ——

      值域

      案卷文件

      缺省值

      文件

      子元素

      ——

      信息来源

      在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

      相关元素

      ——

      注释

      推荐使用预定义值域列表选择著录

    2. 来源

      编号

      M 2

      中文名称

      来源

      英文名称

      provenance

      定义

      对形成、归档、移交、保管电子文件的单位(个人)和全宗的描述

      目的

      提供电子文件的背景信息,利于对电子文件的理解、管理和利用

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——


      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      档案馆名称(M3) 档案馆代码(M4) 全宗名称(M5

      立档单位名称(M6

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 档案馆名称

        编号

        M 3

        中文名称

        档案馆名称

        英文名称

        archives name

        定义

        集中管理特定范围档案的专门机构的名称

        目的

        标识电子文件所属馆藏机构,利于电子文件交换、公布和全国性、区域性目录中心建设

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        档案馆代码(M 4

        注释

        由档案馆著录,在建立目录中心或公布、交换电子文件时,本元素必选。 推荐使用预定义值域列表选择著录

      2. 档案馆代码

        编号

        M 4

        中文名称

        档案馆代码

        英文名称

        archives identifier


        定义

        依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》对档案馆所赋予的代码

        目的

        惟一标识档案馆,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        标识

        名称

        国档发〔19874

        编制全国档案馆名称代码实施细则

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        档案馆名称(M 3

        注释

        由档案馆著录,在建立目录中心或公布、交换电子文件时,本元素必选。 推荐使用预定义值域列表选择著录

      3. 全宗名称

        编号

        M 5

        中文名称

        全宗名称

        英文名称

        fonds name

        定义

        档案馆(室)赋予全宗的标识

        目的

        区分电子文件来源,利于电子文件的管理,提供检索点

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录


        相关元素

        立档单位名称(M6) 全宗号(M 9

        注释

        全宗名称一般由接收、保管电子文件的档案馆(室)给定,当给定全宗名称时,本元素必选。 推荐使用预定义值域列表选择著录

      4. 立档单位名称

编号

M 6

中文名称

立档单位名称

英文名称

fonds constituting unit name

定义

构成档案(电子文件)全宗的国家机构、社会组织或个人的名称

目的

记录全宗构成者名称,明确电子文件来源,利于电子文件的管理和利用

约束性

必选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型

数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

——

缺省值

——

子元素

——

信息来源

在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

相关元素

全宗名称(M5) 全宗号(M9

注释

按照 DA/T 14-1994 5.1.1 条规定著录。推荐使用预定义值域列表选择著录

    1. 电子文件号

      编号

      M7

      中文名称

      电子文件号

      英文名称

      electronic record code

      定义

      惟一标识电子文件的一组代码

      目的

      为电子文件(包括文件和案卷)提供惟一标识;在电子文件之间、电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复


      元素类型

      简单型

      数据类型

      字符型

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      ——

      信息来源

      由形成、处理、管理电子文件的系统按照设定的规则生成

      相关元素

      ——

      注释

      DA/T 18-1999 4.7.4 9.7.4

      电子文件号应具备语义,并保证相对惟一性和稳定性。

      电子文件号一般由档案馆(室)藏机构代码和单位文档管理系统赋予电子文件的惟一标识两部分构成,也可以是国家有关标准规定的其他形式

    2. 档号

      编号

      M8

      中文名称

      档号

      英文名称

      archival code

      定义

      以字符形式赋予档案(电子文件)的用以固定和反映档案(电子文件)排列顺序的一组代码

      目的

      揭示电子文件分类、组合、排列、编目的结果,利于统计、管理和利用,在电子文件与其传统载体档案之间提供关联标识

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      复合型

      数据类型

      字符型

      编码修饰体系

      标识

      名称

      DA/T 13-1994

      档号编制规则

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      全宗号(M 9) 目录号(M 10) 年度(M 11)

      保管期限(M 12)

      机构或问题(M 13)

      类别号(M 14)



      室编案卷号(M 15)

      馆编案卷号(M 16) 室编件号(M 17) 馆编件号(M 18) 文档序号(M 19

      页号(M 20

      信息来源

      由管理电子文件的系统按照设定的规则生成

      相关元素

      ——

      注释

      由档案馆(室)根据电子文件实际整理结果设定档号结构。未经整理、立卷、归档,尚未形成档号时,本元素可以为空值

      1. 全宗号

        编号

        M 9

        中文名称

        全宗号

        英文名称

        fonds identifier

        定义

        档案馆(室)分配给全宗的代码

        目的

        标识全宗,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        全宗名称(M 5

        立档单位名称(M6

        注释

        全宗号一般由接收、保管电子文件的档案馆(室)给定,当给定全宗号时,本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录

      2. 目录号

        编号

        M10

        中文名称

        目录号


        英文名称

        catalogue number

        定义

        全宗内电子文件所属目录的代码

        目的

        标识电子文件所属目录,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        目录号由档案馆(室)给定,当给定目录号时,本元素必选

      3. 年度

        编号

        M 11

        中文名称

        年度

        英文名称

        year

        定义

        电子文件按年度分类后标记的形成处理年度

        目的

        标识电子文件年度,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        必选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        数值型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——


        注释

        ——

      4. 保管期限

        编号

        M 12

        中文名称

        保管期限

        英文名称

        retention period

        定义

        对电子文件划定的存留年限

        目的

        标识电子文件保存期限,利于电子文件的鉴定、统计和管理

        约束性

        必选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        永久长期短期

        30

        10

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        值域中列出的是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》(国档发﹝198727 号)和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第 8 号)规定的保管期限。值域中的“[其他]”表示值域中所列保管期限外的其他保管期限,由用户结合实际自定义

      5. 机构或问题

        编号

        M 13

        中文名称

        机构或问题

        英文名称

        organizational structure or function

        定义

        对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果

        目的

        区分电子文件类别,利于电子文件的管理,提供检索点

        约束性

        条件选


        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当电子文件按机构或问题分类整理时,本元素必选。推荐使用预定义值域列表选择著录

      6. 类别号

        编号

        M 14

        中文名称

        类别号

        英文名称

        category code

        定义

        根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码

        目的

        标识电子文件类别,利于电子文件的管理

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当文书类电子文件整理过程中区分类别时,应选用本元素并预定义值域列表选择著录

      7. 室编案卷号

        编号

        M 15

        中文名称

        室编案卷号


        英文名称

        agency file number

        定义

        档案室编制的案卷顺序号

        目的

        标识电子文件所属案卷,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        满足下列任一条件时,本元素必选:

        1. 聚合层次(M1)的值为“案卷”且由档案室著录;

        2. 聚合层次(M1)的值为“文件”且文件按立卷方式整理并由档案室著录;

        3. 档案馆选择著录

      8. 馆编案卷号

        编号

        M 16

        中文名称

        馆编案卷号

        英文名称

        archives file number

        定义

        档案馆编制的案卷顺序号

        目的

        标识电子文件所属案卷,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——


        信息来源

        在管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        满足下列任一条件时,本元素必选:

        1. 聚合层次(M1)的值为“案卷”且由档案馆著录;

        2. 聚合层次(M1)的值为“文件”且文件按立卷方式整理并由档案馆著录

      9. 室编件号

        编号

        M 17

        中文名称

        室编件号

        英文名称

        agency item number

        定义

        档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号

        目的

        标识电子文件排列顺序,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        数值型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        满足下列任一条件时,本元素必选:

        1. 聚合层次(M1)的值为“文件”且由档案室著录;

        2. 档案馆选择著录

      10. 馆编件号

        编号

        M 18

        中文名称

        馆编件号

        英文名称

        archives item number

        定义

        档案馆编制的文件或组合文件的排列顺序号

        目的

        标识电子文件排列顺序,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选


        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        数值型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”且由档案馆著录时,本元素必选

      11. 文档序号

        编号

        M 19

        中文名称

        文档序号

        英文名称

        document sequence number

        定义

        文档在组合文件中的排列顺序号

        目的

        揭示文件中文档的组合顺序,利于文件的控制和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当文件组合类型(M 41)的值为“组合文件”时,本元素必选。文档序号一般用阿拉伯数字表示

      12. 页号

编号

M 20

中文名称

页号


英文名称

page number

定义

与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面顺序号

目的

利于电子文件的统计、管理

约束性

可选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型

数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

——

缺省值

——

子元素

——

信息来源

在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录

相关元素

——

注释

——

    1. 内容描述

      编号

      M 21

      中文名称

      内容描述

      英文名称

      content description

      定义

      对电子文件题名、主题、编号等内容特征的描述

      目的

      提供电子文件内容描述信息,利于检索和利用

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      题名(M 22

      并列题名(M 23) 副题名(M 24

      说明题名文字(M 25



      主题词(M 26) 关键词(M 27) 人名(M 28) 摘 要 (M29) 分类号(M 30

      文件编号(M31) 责任者(M 32) 日期(M 33

      文种(M 34

      紧急程度(M 35) 主送(M 36

      抄送(M 37

      密级(M 38

      保密期限(M 39

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 题名

        编号

        M 22

        中文名称

        题名

        英文名称

        title

        定义

        又称标题、题目,是表达电子文件中心内容和形式特征的名称

        目的

        描述电子文件的中心内容,提供检索点

        约束性

        必选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        并列题名(M 23

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获



        副题名(M 24

        说明题名文字(M 25

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“案卷”时,著录案卷标题;当聚合层次(M1)的值为“文件”时,著录文件正题名。建议尽可能由系统捕获。按照 DA/T 18-1999 9.1.1.1 条以及 DA/T 22-2000 相关规定著录

      2. 并列题名

        编号

        M 23

        中文名称

        并列题名

        英文名称

        parallel title

        定义

        以第二种语言文字书写的与题名对照并列的题名

        目的

        用第二种语言文字描述电子文件的中心内容,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        题名(M 22) 副题名(M 24

        说明题名文字(M 25

        注释

        建议尽可能由系统捕获。按照 DA/T 18-1999 9.1.1.2 条规定著录

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获

      3. 副题名

        编号

        M24

        中文名称

        副题名

        英文名称

        alternative title

        定义

        解释或从属于题名的另一题名

        目的

        利于通过题名的解释文字或从属信息进一步了解文件

        约束性

        可选


        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        题名(M 22

        并列题名(M 23

        说明题名文字(M 25

        注释

        按照 DA/T 18-1999 9.1.1.3 条规定著录

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获

      4. 说明题名文字

        编号

        M25

        中文名称

        说明题名文字

        英文名称

        other title information

        定义

        题名前后对电子文件内容、范围、用途等的说明文字

        目的

        利于进一步检索和了解文件

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        题名(M 22

        并列题名(M 23) 副题名(M 24

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获


        注释

        按照 DA/T 18-1999 9.1.1.3 条规定著录

      5. 主题词

        编号

        M26

        中文名称

        主题词

        英文名称

        descriptor

        定义

        在标引和检索中用以表达电子文件主题的规范化的词或词组

        目的

        揭示电子文件主题,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        标识

        名称

        CCS

        中国档案主题词表


        国务院公文主题词表


        中共中央办公厅公文主题词表


        [其他]

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        关键词(M 27) 摘要(M 29

        注释

        建议尽可能选用本元素并由系统捕获。按照 DA/T 18-1999 9.7.6 条规定著录。编码修饰体系中的

        [其他]”指行业主题词表。当使用编码修饰体系中同一主题词表标引和著录时,本元素不可重复。当使用一种以上的主题词表标引和著录时,每增加使用一种主题词表重复一次

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获

      6. 关键词

        编号

        M27

        中文名称

        关键词

        英文名称

        keyword

        定义

        在标引和检索过程中,取自电子文件题名或正文用以表达主题并具有检索意义的非规范化的词或词组


        目的

        揭示电子文件主题,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        相关元素

        主题词(M 26) 摘要(M29

        注释

        建议尽可能选用本元素并由系统捕获。按照 DA/T 18-1999 9.7.6.2 条规定著录

        1. 在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录;

        2. 由管理电子文件的系统从形成、处理电子文件的系统中捕获

      7. 人名

        编号

        M28

        中文名称

        人名

        英文名称

        personal name

        定义

        文件内容涉及的具有检索意义的人物姓名

        目的

        提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

        相关元素

        ——


        注释

        著录多个人名时,人名之间空一个汉字位置

      8. 摘要

        编号

        M29

        中文名称

        摘要

        英文名称

        abstract

        定义

        对电子文件核心内容的简短陈述

        目的

        提供电子文件简要信息,利于在较短时间内了解文件内容

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

        相关元素

        主题词(M 26) 关键词(M 27

        注释

        ——

      9. 分类号

        编号

        M30

        中文名称

        分类号

        英文名称

        class code

        定义

        采用《中国档案分类法》对电子文件进行主题分析,并依照电子文件的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号

        目的

        揭示电子文件的分类结果,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        标识

        名称



        CAC

        中国档案分类法

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        依据《中国档案分类法》和 GB/T 15418 的有关规定著录

      10. 文件编号

        编号

        M31

        中文名称

        文件编号

        英文名称

        document number

        定义

        文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号,也称文号

        目的

        提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        按照 DA/T 18-1999 9.1.2 条规定著录

      11. 责任者

        编号

        M 32

        中文名称

        责任者

        英文名称

        author

        定义

        对电子文件内容进行创造、负有责任的团体或个人

        目的

        明确电子文件的责任主体,提供检索点


        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”时,本元素必选。按照DA/T 18-1999 9.1.3 条规定著录

      12. 日期

        编号

        M 33

        中文名称

        日期

        英文名称

        date

        定义

        文件形成的日期或者案卷内文件的起止日期

        目的

        明确文件形成时间或案卷内文件起止日期,提供检索点

        约束性

        必选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        标识

        名称

        GB/T 7408-2005

        数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”时,著录成文时间。著录时,依据 DA/T 18-1999 9.4.1 条相应规定选择著录发文时间、发表时间、签署时间或通过时间。时间精确到日,按照 DA/T 22-2000



        5.5.1.5 条和 DA/T 18-1999 9.4.2 条规定,采用 GB/T 7408-2005 5.2.1.1 条规定的基本格式

        YYYYMMDD)著录。例如,1985 8 10 日表示为:19850810

        当聚合层次(M1)的值为“案卷”时,著录案卷内文件起止时间。时间精确到日,著录时采用GB/T 7408-2005 5.5.4.1 条规定的基本格式并省略日中时间(YYYYMMDD/YYYYMMDD)。例如,

        1985 8 10 日至 1995 8 10 日表示为:19850810/19950810

      13. 文种

        编号

        M34

        中文名称

        文种

        英文名称

        document type

        定义

        按性质和用途确定的文件种类的名称

        目的

        揭示文件的性质、特点,反映行文方向,表达目的与要求

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        命令(令) 决定

        公告通告通知通报议案报告请示批复意见函

        会议纪要指示

        决议公报条例规定

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——


        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        值域中列出的是《中国共产党机关公文处理条例》(中办发﹝199614 号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发﹝200023 号)规定的文种。值域中的“[其他]”表示值域中所列文种外的其他文种,由用户结合实际自定义

      14. 紧急程度

        编号

        M35

        中文名称

        紧急程度

        英文名称

        precedence

        定义

        公文送达和办理时间要求的急缓等级

        目的

        提供文件背景信息,利于对文件的理解

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        特提特急加急平急急件

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        值域中列出的是《中国共产党机关公文处理条例》(中办发﹝199614 号)和《国家行政机关公文处理办法》(国发﹝200023 号)规定的紧急程度。值域中的“[其他]”表示值域中所列紧急程度外的其他紧急程度,由用户结合实际自定义

      15. 主送

        编号

        M36

        中文名称

        主送

        英文名称

        principal receiver


        定义

        文件的主要受理者

        目的

        说明电子文件的发送对象,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        抄送(M 37

        注释

        ——

      16. 抄送

        编号

        M37

        中文名称

        抄送

        英文名称

        other receivers

        定义

        除主送者以外需要执行或知晓文件的其他受文者

        目的

        说明电子文件的发送对象,提供检索点

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        主送(M36

        注释

        当抄送单位有多个时,依次据实著录

      17. 密级

        编号

        M38

        中文名称

        密级

        英文名称

        security classification

        定义

        电子文件保密程度的等级

        目的

        利于电子文件的管理和利用

        约束性

        必选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        标识

        名称

        GB/T 7156-2003

        文献保密等级代码与标识

        值域

        公开限制秘密机密绝密

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        保密期限(M 39

        注释

        电子文件秘密等级为公开时,本元素可以为空值

      18. 保密期限

编号

M39

中文名称

保密期限

英文名称

secrecy period

定义

对电子文件密级时效的规定和说明

目的

利于电子文件的管理和利用

约束性

可选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型


数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

——

缺省值

——

子元素

——

信息来源

在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录或由系统捕获

相关元素

密级(M38

注释

——

    1. 形式特征

      编号

      M 40

      中文名称

      形式特征

      英文名称

      formal characteristics

      定义

      电子文件外在征象

      目的

      记录电子文件形式特征信息,利于电子文件的统计和利用

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      文件组合类型(M 41) 件数(M 42

      页数(M 43) 语种(M 44

      稿本(M 45

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 文件组合类型

        编号

        M41


        中文名称

        文件组合类型

        英文名称

        document aggregation type

        定义

        文件级聚合层次上文档聚合状况的分类

        目的

        区分单份文件和组合文件,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        单件

        组合文件

        缺省值

        单件

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”时,本元素必选。单件表示文件由一个文档构成,组合文件表示文件由两个或两个以上的文档构成

      2. 件数

        编号

        M 42

        中文名称

        件数

        英文名称

        total number of items

        定义

        案卷内文件的数量

        目的

        记录案卷内文件数量,利于统计和管理

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        数值型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——


        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中自动生成或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“案卷”时,本元素必选

      3. 页数

        编号

        M 43

        中文名称

        页数

        英文名称

        total number of pages

        定义

        双套保存时,与电子文件对应的纸质文件/档案的页数

        目的

        利于档案的统计、管理

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        数值型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中自动生成或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“案卷”时,或者当聚合层次(M1)的值为“文件”且按 DA/T 22-2000 整理时,本元素必选。当聚合层次(M1)的值为“案卷”时,著录卷内全部文件的总页数。当聚合层次(M1)的值为“文件”时,著录文件页数

      4. 语种

        编号

        M 44

        中文名称

        语种

        英文名称

        language

        定义

        电子文件正文所使用的语言的类别

        目的

        利于电子文件的查询、显示和理解

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复


        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        值域

        ——

        编码修饰体系

        ——

        缺省值

        汉语

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        著录 GB/T 4880.2-2000 GB/T 4881 中语种的汉语名称

      5. 稿本

        编号

        M 45

        中文名称

        稿本

        英文名称

        manuscript type

        定义

        文件的文稿、文本和版本

        目的

        描述文件的形式特征,利于电子文件的控制和管理

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        草 稿 定 稿 正 本 副 本 试行本修订本

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        值域中的“[其他]”表示值域中所列稿本外的其他稿本,由用户结合实际自定义

    2. 电子属性

      编号

      M 46

      中文名称

      电子属性

      英文名称

      electronic attributes

      定义

      电子文件作为计算机文件所具有的一组特征

      目的

      记录电子文件的创建环境,保障电子文件真实、完整、有效,利于长期保存、管理和利用

      约束性

      条件选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      格式信息(M47

      计算机文件名(M 48) 计算机文件大小(M 49) 文档创建程序(M50) 信息系统描述(M51

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      当聚合层次(M1)的值为“文件”时,本元素必选

      1. 格式信息

        编号

        M 47

        中文名称

        格式信息

        英文名称

        format information

        定义

        电子文件格式的一组描述信息

        目的

        描述电子文件的格式信息,利于分类管理、格式转换和提供利用

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型


        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        建议尽可能选用本元素。使用结构化方式著录,可以是下列形式中的一种:

        1. 格式名称:XXXX,格式版本:XXXMIME 媒体类型:XXXX

        2. 格式注册系统名称:XXXX,注册 IDXXX

      2. 计算机文件名

        编号

        M 48

        中文名称

        计算机文件名

        英文名称

        computer file name

        定义

        标识计算机文件的一组特定字串

        目的

        记录电子文件形式特征,利于电子文件的控制和管理

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”时,本元素必选。计算机文件名一般由主文件名和扩展名组成, 必要时,可增加著录路径

      3. 计算机文件大小

        编号

        M49

        中文名称

        计算机文件大小

        英文名称

        computer file size

        定义

        计算机文件的字节数

        目的

        记录计算机文件形式特征,利于电子文件存储、交换、统计和管理


        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当聚合层次(M1)的值为“文件”时,本元素必选。计算机文件大小的统计单位为“字节”。本元素的值由数量和单位两部分组成,例如:1024 字节

      4. 文档创建程序

        编号

        M 50

        中文名称

        文档创建程序

        英文名称

        document creating application

        定义

        形成和处理文档的程序名称和版本

        目的

        描述电子文件创建环境,利于电子文件的管理和利用

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        ——

      5. 信息系统描述


        编号

        M 51

        中文名称

        信息系统描述

        英文名称

        information system description

        定义

        生成或管理电子文件的信息系统的描述信息

        目的

        描述电子文件创建和管理背景信息,保存电子文件来源的真实性和合法性信息

        约束性

        可选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、管理电子文件的系统通过预定义值自动生成或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        著录信息系统的名称、版本、功能、开发商名称

    3. 数字化属性

      编号

      M 52

      中文名称

      数字化属性

      英文名称

      digitization attributes

      定义

      文件或档案数字化的一组关键特征描述

      目的

      记录电子文件来源的客观性和合法性信息,利于电子文件的利用

      约束性

      条件选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      数字化对象形态(M53) 扫描分辨率(M54

      扫描色彩模式(M55



      图像压缩方案(M56

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时,本元素必选

      1. 数字化对象形态

        编号

        M 53

        中文名称

        数字化对象形态

        英文名称

        physical record characteristics

        定义

        被数字化文件或档案的载体类型、物理尺寸等信息的描述

        目的

        描述被数字化对象的特征,记录电子文件来源的客观性和合法性信息

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由数字化系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        著录文件或档案载体的类型及尺寸,例如:缩微卷片,35mm

      2. 扫描分辨率

        编号

        M54

        中文名称

        扫描分辨率

        英文名称

        scanning resolution

        定义

        文件或档案被数字化时,相关数字化设备所采用的取样分辨率,即单位长度内的取样点数,一般用每英寸点数(dpi)表示

        目的

        记录电子文件的质量特征,满足不同应用需求

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复


        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由数字化系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时,本元素必选。本元素的值由数量和单位两部分组成,例如:300dpi

      3. 扫描色彩模式

        编号

        M55

        中文名称

        扫描色彩模式

        英文名称

        scanning color model

        定义

        文件或档案被数字化时,相关数字化设备所采用的扫描色彩模式

        目的

        记录电子文件的数字化特征,满足不同应用需求

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        黑白二值灰度

        彩色

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在数字化系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当电子文件由扫描或缩微影像转换形成时,本元素必选。扫描色彩模式的选择应符合 DA/T 31-2005

        的有关规定

      4. 图像压缩方案


编号

M 56

中文名称

图像压缩方案

英文名称

image compression scheme

定义

文件或档案数字化生成数字图像时所采用的压缩方案

目的

记录电子文件数字化特征,利于评估图像质量和维护电子文件的有效性

约束性

可选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型

数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

——

缺省值

——

子元素

——

信息来源

由数字化系统捕获或手工著录

相关元素

——

注释

可著录图像压缩方案名称,例如:CCITT Group 4

    1. 电子签名

      编号

      M 57

      中文名称

      电子签名

      英文名称

      electronic signature

      定义

      对电子文件电子签名的一组描述信息

      目的

      提供电子文件真实性、完整性依据

      约束性

      可选

      可重复性

      可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      签名规则(M 58



      签名时间(M59) 签名人(M 60) 签名结果(M 61) 证书(M 62

      证书引证(M63

      签名算法标识(M 64

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 签名规则

        编号

        M 58

        中文名称

        签名规则

        英文名称

        signature rules

        定义

        对电子文件的电子签名方法、手段等相关信息的描述

        目的

        利于对电子签名进行了解和验证

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中通过预定义文本著录

        相关元素

        ——

        注释

        当选用电子签名(M57)元素时,本元素必选。著录签名算法、被签名对象及其编码格式、验证签名和数字证书的简要说明

      2. 签名时间

        编号

        M 59

        中文名称

        签名时间

        英文名称

        signature time

        定义

        进行签名的时间


        目的

        记录电子文件被签名的时间,维护电子文件的真实性

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        日期时间型

        编码修饰体系

        标识

        名称

        GB/T 7408-2005

        数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        进行签名时由系统自动生成

        相关元素

        ——

        注释

        时间可以是标准时间戳、服务器时间等。时间应精确到秒。采用 GB/T 7408-2005 5.4.1 条的扩展

        格式: YYYY-MM -DDThh:mm:ss。例如, 1985 4 12 10 15 30 秒表示为:

        1985-04-12T10:15:30

      3. 签名人

        编号

        M 60

        中文名称

        签名人

        英文名称

        signer

        定义

        对电子签名负责的组织或个人

        目的

        标识签名人,提供电子文件真实性、合法性证明

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获


        相关元素

        ——

        注释

        ——

      4. 签名结果

        编号

        M 61

        中文名称

        签名结果

        英文名称

        signature

        定义

        电子文件中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据

        目的

        表明和识别签名人身份,保障电子文件完整性和真实性

        约束性

        条件选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当选用电子签名(M57)元素时,本元素必选

      5. 证书

        编号

        M 62

        中文名称

        证书

        英文名称

        certificate

        定义

        可证实电子签名人与电子签名制作数据有联系的电子文件或者其他电子记录

        目的

        用于保存证书、验证签名,保障电子文件完整性和真实性

        约束性

        条件选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——


        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获

        相关元素

        ——

        注释

        当选用电子签名(M57)元素时,本元素必选。证书的制作、签发、管理、验证等应符合《电子认证服务管理办法》(中华人民共和国工业和信息化部令第 1 号)的规定

      6. 证书引证

        编号

        M63

        中文名称

        证书引证

        英文名称

        certificate reference

        定义

        指向验证签名证书的链接

        目的

        验证签名证书的真实性

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        ——

      7. 签名算法标识

编号

M 64

中文名称

签名算法标识

英文名称

signature algorithm identifier

定义

用于电子签名的算法标识

目的

利于了解和验证电子签名


约束性

条件选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型

数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

1.2.840.113549.1.1.4

1.2.840.113549.1.1.5

1.2.840.113549.1.1.11

1.2.840.113549.1.1.13

1.2.840.10040.4.3

[其他]

缺省值

——

子元素

——

信息来源

由形成、处理、管理电子文件的系统捕获

相关元素

——

注释

当选用电子签名(M57)元素时,本元素必选。值域中的“[其他]”表示值域中所列签名算法标识外的其他签名算法标识,由用户结合实际自定义

    1. 存储位置

      编号

      M65

      中文名称

      存储位置

      英文名称

      storage location

      定义

      对电子文件物理和逻辑存址的一组描述信息

      目的

      利于电子文件的控制、管理和利用

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      当前位置(M 66

      脱机载体编号(M 67



      脱机载体存址(M 68) 缩微号(M 69

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 当前位置

        编号

        M66

        中文名称

        当前位置

        英文名称

        current location

        定义

        电子文件在文档管理系统中存储位置

        目的

        利于电子文件的管理和利用

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        由形成、处理、管理电子文件的系统捕获或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        当前位置可以是下列形式中的一种:

        1. URI

        2. 计算机名(服务器名)+盘符+路径;

        3. 国家或行业标准规定的其它标识方法

      2. 脱机载体编号

        编号

        M 67

        中文名称

        脱机载体编号

        英文名称

        offline medium identifier

        定义

        电子文件脱机存储载体排列顺序的一组代码

        目的

        利于电子文件的保管和利用


        约束性

        必选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        脱机载体存址(M 68

        注释

        脱机载体编号由组织机构代码(档案馆代码)、存储载体代码、排列顺序号三部分组成。其格式为: 组织机构代码(档案馆代码)-存储载体代码-排列顺序号。存储载体代码用字母表示,“CD”表示光盘,“MT”表示磁带,“DK”表示磁盘。排列顺序号用阿拉伯数字表示

      3. 脱机载体存址

        编号

        M 68

        中文名称

        脱机载体存址

        英文名称

        offline medium storage location

        定义

        电子文件脱机载体的存放位置

        目的

        利于电子文件的管理和利用

        约束性

        可选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        脱机载体编号(M 67

        注释

        ——

      4. 缩微号


编号

M 69

中文名称

缩微号

英文名称

microform identifier

定义

与电子文件对应的缩微胶片的编号

目的

在电子文件及其对应的缩微品之间建立关联

约束性

可选

可重复性

不可重复

元素类型

简单型

数据类型

字符型

编码修饰体系

——

值域

——

缺省值

——

子元素

——

信息来源

在管理电子文件的系统中手工著录

相关元素

——

注释

——

    1. 权限管理

      编号

      M 70

      中文名称

      权限管理

      英文名称

      rights management

      定义

      对电子文件内容涉及或具有的权益以及被赋予权限的一组描述信息

      目的

      描述电子文件权限信息,以利于电子文件安全管理、控制和利用

      约束性

      必选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      容器型

      数据类型

      ——

      编码修饰体系

      ——

      值域

      ——

      缺省值

      ——

      子元素

      知识产权说明(M 71



      授权对象(M 72) 授权行为(M 73) 控制标识(M 74

      信息来源

      ——

      相关元素

      ——

      注释

      ——

      1. 知识产权说明

        编号

        M 71

        中文名称

        知识产权说明

        英文名称

        intellectual property statement

        定义

        电子文件所涉及或具有的有关知识产权的描述

        目的

        明确电子文件知识产权情况,利于电子文件的控制、管理和利用

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        授权对象(M 72) 授权行为(M 73

        注释

        用自由文本描述

      2. 授权对象

        编号

        M 72

        中文名称

        授权对象

        英文名称

        authorized agent

        定义

        被授权操作、利用电子文件的组织和个人

        目的

        保证电子文件在规定范围内被操作和利用

        约束性

        可选


        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、管理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        知识产权说明(M71) 授权行为(M 73

        注释

        授权对象(M 72)和授权行为(M73)著录时需一一对应

      3. 授权行为

        编号

        M 73

        中文名称

        授权行为

        英文名称

        permission assignment

        定义

        授权对象被授予的对电子文件操作和利用的行为类型

        目的

        利于加强对电子文件的安全管理、控制和利用

        约束性

        可选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        公布复制浏览解密

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        知识产权说明(M71) 授权对象(M 72


        注释

        授权行为(M 72)和授权对象(M 73)著录时需一一对应。值域中的“[其他]”表示值域中所列授权行为外的其他授权行为,由用户结合实际自定义

      4. 控制标识

        编号

        M 74

        中文名称

        控制标识

        英文名称

        control identifier

        定义

        电子文件是否公开、开放或控制使用的标识

        目的

        保障信息安全,促进开放利用

        约束性

        可选

        可重复性

        不可重复

        元素类型

        简单型

        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        开放控制

        [其他]

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在管理电子文件的系统中通过预定义值域列表选择著录或手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        建议尽可能选用本元素。值域中的“[其他]”表示值域中所列控制标识外的其他控制标识,由用户结合实际自定义

        5.12 附 注

        编号

        M75

        中文名称

        附注

        英文名称

        annotation

        定义

        电子文件和元数据中需要解释和补充说明的事项

        目的

        提供电子文件及其元数据有关补充信息

        约束性

        可选

        可重复性

        可重复

        元素类型

        简单型


        数据类型

        字符型

        编码修饰体系

        ——

        值域

        ——

        缺省值

        ——

        子元素

        ——

        信息来源

        在形成、处理电子文件的系统中手工著录

        相关元素

        ——

        注释

        参照 DA/T 18-1999 著录


  1. 机构人员实体元数据元素的描述

    1. 机构人员类型

      编号

      M 76

      中文名称

      机构人员类型

      英文名称

      agent type

      定义

      形成、处理和管理电子文件的机构/人员的类别

      目的

      记录电子文件的背景信息,维护电子文件的真实性

      约束性

      可选

      可重复性

      不可重复

      元素类型

      简单型

      数据类型

      字符型

      编码修饰体系

      ——

      值域

      单位

      内设机构个人

      缺省值

      ——

      子元素