科技档案与文书档案的比较

    科技档案和文书档案,产生于不同的活动领域。科技档案是科技生产活动的记录和产物,文书档案则是记述和反映党政管理活动的文书树料。科技档案和文书档案都是人们社会实践活动的历史记录,具有共同的属性。它们都是档案的重要组成都分。在一个单位内部,它们都是本单位工作活动的历史记录;但是,科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案,它们各自产生于不同的活动领域、反映不同的内容,具有不同的形成规律和特点,发挥不同的功能效用,因此,对科技档案和文书档案进行比较,特别是在此基础上对科技档案和文书档案进行区分,有着重要的意义。
    一、科技档案与文书档案的不同点
    1.有利于保持科技档案与文书档案各自的完整
    维护档案的完整,是档案工作的基本原则之一。科技档案和文书档案那是在相应的工作活动中形成的,各有其独立的完整性。只有对其进行认真的比较和正确的区分,才能保证它们各自的完整性。有的单位未能进行正确的区分,从而破坏了科技档案的完整。比如围绕一项工程建设活动形成的科技档案是一个有机的整体,不能人为地加以拆散,但过去曾有单位将有关这个工程项目的请示报告、批复、竣工验收等文件放到文书档案里去了,这就破坏了科技档案的完整。
    2.有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理
    科技档案和文书档案产生的领域不同,记载的内容不同,形成的特点不同,管理的方法也不同。一般说来,文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动者本身;而科技档案的管理则侧重于活动客体的特征,如工程项目、科研课题、产品与设备型号等。
    3.有利于科技档案和文书档案有效地提供利用
    科技档案和文书档案如果界限不清,没有实现科学的区分,就不便于查找利用。首先,科技档案用户与文书档案用户不同。人们的社会实践活动是有分工的,有的从事科技活动,有的从事管理活动,从事什么样的话动就要求什么样的条件。科技档案主要是由科技人员使用的;文书档案主要是由管理人员使用的。科技档案与文书档案如不区分清楚,就会造成错位,长期束之高阁无人间津。其次,用户无论是利用科技档案还是利用文书档案都有一定的规律。用户在利用科技档案时,通常是按特定的活动对象(一个产品、一项工程或一个课题等)进行查找,或按一定的专业性质进行查找;而用户在利用文书档案时,通常是按一定的活动主体(某个单位或某个部门等)进行查找。两者区分不科学,就会造成漏检,贻误工作。再次,科技档案和文书档案在借阅利用要求和批准权限方面也常常有所不同,如果把科技档案误归到文书档案中,就会影响到科技人员的借阅利用,从而影响他们的工作。
    4.有利于科技档案的移交工作
    科技档案的移交远比文书档案移交复杂,它除了档案形成部门向基层档案机构移交、基层档案机构向档案馆移交以外,在生产任务的转移、工程项目的转包、设备仪器的转移、科技成果的转让以及企业产权变化等过程中,也存在科技档案移交的问题。显然,如果平时对科技档案和文书档案未能进行正确区分,就会拖延时间,影响移交。
    二、科技档案与文书档案区分的方法
    比较科技档案与文书档案,最主要的目的就是为了很好地区分科技档案和文书档案。如何区分科技档案和文书档案呢?多年来的科技档案工作实践为我们解决这一问题提供了经验,档案学的理论研究也对这个问题作了有益的探讨。概括起来说,正确区分科技档案与文书档案,应该坚持以下三条原则。
    1.领域原则
    区分科技档案与文书档案,首先要準确判断档案产生于哪一种性质的活动领域。因为档案产生于什么活动领域,就必然会记述和反映什么性质的活动。在实际工作中,我们不难发现,确定一份具体文件的归属,起决定作用的不是文件的信息内容,而是文件所产生的领域。记载着科技内容的文件不定都是科技档案,反之,归入科技档案的文件不一定都记载着科技内容。内容完全相同的文件,也会由于产生领域的不同而归属不同。以某一工程的初步设计及其批准文件为例,在工程建设单位无疑应归属于科技档案,因为它是在该单位的基本建设这一科技生产活动中产生的;然而,同样的文件在科技委员会或经济委员会这些综合性的审批机关,一般要归属于文书档案,因为它是在机关行政管理或计划管理活动中产生的,记述并反映其机关的管理活动。可见,文件的信息内容固然与它的归属有着密切的联系,但这不是最本质的联系,最本质的联系应该是文件产生的领域。
    领域原则是区分科技档案和文书档案最基本的原则。在通常情况下,领域原则具体化就表现为内容原则。领域原则与内容原则的背离,主要是在机关科技管理活动中出现的。科技管理活动集科技性和管理性于一体,依据领域原则和内容原则来区分文件的归属,就会出现不同的结论。
    2.整体原则
    人们所进行的实践活动,总是由一系列的活动环节所组成的。我们判断一项活动的性质,应当观察其全过程,而不能孤立地去分析其中的个别环节也不能把个别环节从整体中分裂出来,这就是整体原则,它对科技档案与文书档案的区分同样适用。
    文书档案形成规律的特点之一是来文与复文,请示与批复,紧密联系,密不可分,科技档案的形成规律则赋子它以成套性的特点围绕一个特定对象形成的材料,自然成为一个有机的整体。因此,区分科技档案和文书档案时,必须坚持整体性原则,注意维护科技档案和文书档案的完整,保持它们各自的内部联系,从而实现科学的管理和有效的利用。
    按照整体原则的要求,个别、零散的文件必须按其所属整体的性质确定其归属。比如,在课题研究和新产品开发的全过程中,不可避免地会有个别环节的内容和形式有别于一般的科技生产活动,如科研课题的申报和审批、基本建设中的土地征用等,对于这些环节应将其放到活动的全过程中去分析,所形成的文件也应作为成套文件的一部分加以保存。
    3.职能原则
    不同类型的单位或部门,其工作职能不同,产生的文件也不同。科技性单位(部门)的主要职能是从事科技生产活动或科技生产的管理活动;而非科技性的单位(部门)则从事非科技生产性的活动。因此,它们所形成的文件在内容、性质上也不尽相同。前者围绕科技生产活动。主要形成以科技内容为主的文件;后者围绕自身的工作活动,主要形成与职能任务有关的非技术性文件。在进行科技档案和文书档案区分时,对那些难以区分的文件可根据职能原则,即按其形成者的职能性质允许带有一定的倾向性。对于以科技生产活动为基本职能任务的单位,如工矿企业、科研院所、设计单位等,在进行科技档案与文书档案区分时,可以科技档案为主来确定文件的归属。相反,对于那些非科技性的单位,如一般的行政机关,所形成的科技文件较少,有些科技档案就不一定单独划分出来存放,而按机关档案整体进行处理。
    对于具体单位内部的工作部门,凡是科技生产性的部门,在处理它们所形成的一些难以确定其归属的文件时,可按职能原则,侧重于科技档案;而对那些非技术性的部门形成的文件,难以区分后,则可向文书档案侧重。