干部人事档案的收集与整理

 

第一章  干部档案材料的收集
          第一节  收集工作的依据、概念、意义、原则及种类      一、收集工作的政策法规依据
      一是《干部档案工作条例》,二是《干部人事档案材料收集归档规定》。中组部、国家档案局1990修订下发的《干部档案工作条例》是我们现在从事的干部人事档案工作包括干部档案材料收集工作的总的指导性法规;而中组部1996年修订下发的《干部人事档案材料收集归档规定》,则对干部人事档案材料的收集范围、收集方法、归档要求、监督检查等都作了具体明确的规定,是我们从事干部人事档案材料收集整理工作的具体法规依据和行动指南。
      二、收集工作的概念
      干部人事档案的收集工作,是干部人事档案管理部门,根据本单位干部人事管理权限范围及干部人事档案材料的收集归档范围,向有关部门收集所管理的干部人事档案及形成的干部人事档案材料,集中起来,统一管理的工作。概括起来说,就是干部人事档案管理部门取得干部人事档案及材料的工作。包含三层含义:一是收集本部门管理干部的人事档案,有协管任务的单位,还要收集协管干部的档案副本及材料,以保证干部人事工作的基本需求;二是收集形成的符合归档范围的档案材料;三是只有干部人事档案管理部门才有权收集干部档案材料,非干部人事部门不得以任何理由扣留和收集干部人事档案材料。
      三、收集工作的意义
      收集干部档案材料,不断充实干部档案内容,为组织上历史地、全面地考察、了解和正确使用干部提供依据,是干部档案工作的根本任务,因此,干部档案材料收集工作在干部档案工作中处于特殊地位,它的意义可以从三方面来理解:
      1、收集工作是干部档案工作的首要环节。干部档案工作分为收集、鉴别、整理、保管、利用、转递工作等环节,收集工作是首要环节。干部档案材料不是由干部档案管理人员编写形成的,而是产生于和干部有一定关系的各有关组织的现实工作中。将有关组织过去和新近形成的干部档案材料收集到干部档案管理部门,既是干部档案工作的起点,又是贯穿于干部档案工作始终的一项经常性工作,干部档案工作的其他各个环节都是在收集工作的基础上进行的。干部档案工作正是通过收集这个环节把干部的档案材料收集起来,为整个干部档案管理和建设工作提供客观物质对象的。因此可以说,没有收集工作,便没有干部档案工作。
      2、收集工作是干部档案工作的基础。干部档案部门只有将干部档案材料及时、全面、准确的收集起来,按《干部档案整理工作细则》进行认真鉴别、整理,干部档案信息资源才能得到开发和利用。如果收集工作不扎实,收集的材料残缺不全或者只收集到一些零散杂乱、价值不大的干部档案材料,就会直接影响到干部档案工作的其他环节。(收集工作好比工业生产中的原材料供应,没有足够的符合质量的原材料,工业生产就不能进行。)从整理工作来看,如果是成套材料,收集不全(如有头无尾或者有尾无头,缺结论或缺批复)就会给整理工作带来很大困难,甚至无法进行整理。从保管工作来看,如果一个干部的档案材料分散在几个单位没有收集起来,就无法做好集中统一保管工作。从利用工作来看就更为重要,如果材料收集不齐,就不能全面、准确地反映干部的真实面貌,就会给档案的利用造成很大的不便。干部档案工作人员必须花大气力做好收集工作,将该收集的材料统统收集齐全,才能帮助组织上全面了解干部和正确使用干部。
      3、收集工作是实现干部档案集中统一管理的基本途径。干部档案材料是各机关、团体、企业、事业等单位在干部、人事工作中持续形成的,具有来源渠道多、零星、分散的特点。而干部档案的利用则要求相对的集中,即一个人的材料必须集中在一起。通过收集,就可以解决分散和集中的矛盾,实现干部档案的集中统一管理。
      四、收集工作的原则
      《干部人事档案材料收集归档规定》明确规定:“干部人事档案材料收集归档,要本着实事求是的原则。着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实干部档案,有效地为干部人事工作服务,为人事决策服务,为社会主义现代化建设服务。”同时,我们收集档案材料,还受国家有关法律、法规的保护和监督。
      五、收集工作的种类
      收集工作分普遍收集与定向收集两种。
      普遍收集是指干部档案管理部门对实际工作中批量产生的干部档案材料,集中力量来进行收集。如统一布置填写的《干部履历表》,还有整党期间形成的《党员登记表》,普遍调整工资的晋升工资审批表、《年度考核表》等,可普遍通知有关单位限定日期上交。

      定向收集是指随着干部情况不断发生变化,分散地不定时地形成的干部档案材料,如干部评、聘专业技术职务、入党、出国、奖惩、审计等材料,要经常性地及时向有关单位索要。
      
      
      第二节    收集材料的范围及途径
      
      干部人事档案材料收集的范围,是指干部人事工作和其他工作中形成的应归档的干部档案材料。反映一个干部社会实践活动的材料是多方面的,但并不是所有的材料都要归于干部个人档案,有的属于文书档案或其他专业档案的归档范围。干部档案材料的收集有明确的范围。按照《干部人事档案材料收集归档规定》,反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料就是干部人事材料的收集范围。也就是我们通常所讲的收集反映干部“德、能、勤、绩、廉”等方面的档案材料。划清干部档案材料收集范围,可以避免错收和漏收。
      根据中组部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》,干部档案材料的收集范围有20项,其内容为:
      1、在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
      2、自传和属于自传性质的材料。
      3、考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料,组织审定的考察材料,定期考核材料,年度考核登记表,鉴定材料,后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
      4、审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料,离任审计考核材料。
      5、国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表,考生登记表,学习成绩表,毕业生登记表、鉴定表,授予学位的材料,学历证明书;培训结业成绩登记表,学习鉴定、学员思想小结(结业),博士后研究人员工作期满登记表等材料。
      6、评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表,专业技术资格考试成绩合格登记表,评审高级专业技术职务人员情况简表,业务自传,评审专业技术职务任职资格申报表,聘任专业技术职务审批表,套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
      7、创造发明、科研成果鉴定材料,各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
      8、政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;作为结论依据的调查证明、证据材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
      9、更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
      10、党、团组织建设工作中形成的有关材料:
      中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1—2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料;党员登记表,民主评议党员组织意见、登记表;整党工作中不予登记的决定、组织意见;民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料;取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档);退党材料;
      中国共产主义青年团入团志愿书、申请书,团员登记表,优秀团员事迹材料,退团材料;
      加入民主党派的有关材料。
      11、表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表,先进事迹材料、先进事迹登记表,立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。
      12、纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查)报告,本人检查、交待、对处分决定的意见,撤销处分的有关材料,通报批评材料;法院判决书;复查甄别报告、决定(结论),上级批复,离婚材料等。
      13、干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料);干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料;公务员过渡登记表,军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料,退(离)休审批表等材料。
      14、考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表,考察材料,聘用审批表和合同书,政审结论和有关证明材料,考核考察材料,续聘、解聘和辞退材料,辞职审批材料等。
      15、办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表;享受专家特殊津贴的呈报表;解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
      16、办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表,在国外表现情况材料或鉴定材料,因私出国(出境)审批表等材料。
      17、党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会,以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。
      18、健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表,工伤致残诊断书,确定致残等级的有关材料,新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。
      19、办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告,非正常死亡的调查报告及遗书。
      20、其他对考察了解使用干部有参考价值的材料。
      明确了干部档案材料的收集范围,我们就可以根据各种不同的材料找到各种具体的材料收集途径。例如:我们可以通过组织人事部门收集干部人事工作中形成的各种人事档案材料;通过筹备党代会、人代会、政协会议以及工、青、妇等群众团体会议的部门或临时机构收集代表登记表、委员登记表等材料;通过教育、培训机构(部门)收集各种学习培训材料;通过评审、聘任专业技术职称、职务的部门收集评聘专业技术职务(职称)的各种材料;通过党、团组织收集各种党团材料;通过审计部门收集干部审计材料;通过纪律检查、监察、司法及有关行政部门收集干部的各种处分材料;通过干部本人收集干部的有关创造发明、科研成果、著作、论文等材料的目录;等等。
      准确把握上述档案材料的收集范围和途径,是干部档案工作人员做好档案材料收集工作的必要条件。
        
      需要特别指出的是:我们在实际工作中发现,我们的干部档案中很少有关于干部各类审计及干部民事、刑事判决书的材料,而各级政府的干部离任审计等审计工作已开展了好几年了,各级干部的各类民事、刑事案件也时有发生,说明我们收集这几类材料的渠道还不畅通,产生这几类材料的单位还没有主动送交材料归档的意识,管档单位也没有积极主动做好新形成的档案材料收集工作。关于省管干部的民事判决材料,多数产生在市、县一级审判机关,希望各市县注意加强与当地审判机关的沟通联系,积极主动地做好相关材料的收集工作,并及时送交省委组织部干部档案室归档。
      
      
      第三节    收集工作的方法和要求
      
      一、收集工作的方法
      干部档案材料的收集工作,是一项政策性强、涉及面广、艰苦细致的工作,干部档案工作人员在把握收集工作的范围和途径的基础上,还必须针对本单位干部档案工作的实际情况,研究收集工作的基本方法。当前来说,做好干部档案材料收集工作一般方法有:

      (一)疏通渠道,理顺材料形成部门与档案管理部门的工作关系。干部档案材料来源很多,涉及面广。要完整地收集一个干部的全部档案材料,首先必须疏通渠道。干部档案部门要主动与有关单位取得联系,建立制度,并向他们进行收集工作意义、注意事项及哪些材料应归入干部档案等的宣传。材料形成单位应把及时送交归档材料,当作自己的职责和义务,按照中央有关规定,积极主动,保质保量地做好送交材料归档工作。
      (二)研究和掌握材料形成规律,把握收集工作的主动权。干部档案管理部门及其工作人员应主动研究各类材料的不同特点,掌握不同材料的不同形成规律,把握工作的主动权。
      一般来说,材料形成有时间规律、信息规律。
      时间规律。一定的时间形成一定的材料,有相当数量的材料是按一定的时间规律形成和产生的。比如,各单位每年年底要对干部一年来的工作进行考核,形成年度考核材料。每年年终年初都要结合总结工作,评选先进工作者、先进生产者,就必然形成先进事迹材料。还有每逢重大纪念日,如“三·八”节,各级妇联要表彰一批“三·八红旗手”和妇女模范,就必然要形成一批模范事迹材料,每年“七一”各级党组织要评选和表彰一批优秀党员,就必然要形成一批党员先进事迹材料,等等。如果我们掌握类似上述的时间规律,就可以及时地把这些事迹材料收集起来。否则,时过境迁,这些材料就有可能散失,造成不可弥补的损失。
      信息规律。所谓信息规律,就是把一些消息和干部档案材料的产生联系起来,判断哪些消息所反映的情况可能产生干部档案材料,从而进行收集工作。比如党代会、人代会、政协换届选举后,就要及时收集会议形成的代表登记表和干部任免呈报表;调整工资后,就要及时索要调资审批表;得知一批老同志离(退)休,就要收集他们的离(退)审批表;听说某干部晋升了专业技术职务,就要有意识地收集其评、聘材料等等。还可以根据干部情况的变化来推知和收集可能形成相应的干部档案材料,比如新填的履历表奖励栏增加了新内容,就必然要形成奖励材料等等。
      (三)建立和健全材料收集归档工作制度,使收集工作制度化、规范化。干部档案材料的收集,是一项贯穿干部档案工作始终的经常性工作。而且,干部档案材料的形成单位比较分散,形成时间也不固定,给全面及时收集干部档案材料增加了难度。为此,要做好这项工作,必须采取必要的措施使收集工作制度化、规范化。建立干部档案材料的收集归档制度、主动送交制度、定期检查索要制度、材料收集登记制度等。使形成干部档案材料的有关部门掌握收集归档的范围和要求,把向干部档案管理部门送交干部档案材料归档作为自己工作的一项重要内容,这样才能保证不断形成的干部档案材料及时、全面地集中到干部档案管理部门。
      1、建立送交制度。按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求,“各级组织干部人事、纪检监察和教育培训、审计、统战等部门应建立和健全送交干部人事档案材料归档的制度,保证干部档案部门能及时地、源源不断地从形成单位获得干部档案材料。形成材料的部门,在形成正式材料一个月内,应按要求把应归档的材料送交干部档案管理部门归档。”
      2、建立定期检查索要制度。干部档案管理部门要建立健全定期检查索要制度。收集工作有很强的时间性,错过了时间再收集就比较困难,并且错过的时间越长,收集的难度就越大。干部档案工作人员要做到嘴勤、腿勤,经常与有关部门保持密切联系,捕捉干部档案材料的信息,主动索要应归档的材料,不能坐等有关单位送材料上门,不送不收,送多少收多少。检查工作和索要工作要有机结合起来,随时检查,随时索要,定期检查,定期索要,什么时候发现缺少材料,就什么时候要。总之要坚持及时的原则,督促有关部门尽快交转,以避免材料漏收。
      3、建立登记制度。为了便于了解收集档案材料情况,避免材料遗失,材料收来后要及时在《接收干部档案材料登记表》(见附表1)上逐份逐项进行登记。
      为搞好省管干部档案材料的收集归档工作,我们在总结近年来省管干部档案材料收集归档经验的基础上,根据《干部档案工作条例》和《干部人事档案材料归档规定》,制定了《安徽省省管干部档案材料收集联络员制度》,指定了各个单位的联络员,明确了联络员职责,并对联络员单位及联络员本人分别提出了要求。我们相信,这个制度的贯彻落实,将使我省省管干部档案材料收集工作进一步走向制度化、规范化。(这个制度暂时还没有印发下来)
      二、收集工作的要求
      在我们掌握了收集工作的方法后,要切实做好干部档案材料收集工作,还要注意收集工作的以下几点要求,这就是:及时、保质、按量收集。
      第一要做到及时。所谓及时,是指干部档案材料收集工作要有时间观念,工作不能拖拉,材料不能积压。干部档案材料一经形成,应尽快集中到干部档案管理部门。中组部《干部人事档案材料收集归档规定》规定:“形成干部人事档案材料的部门,在形成材料后的一个月内,按要求将材料送交主管干部人事档案的干部归档”。收集来的材料要及时归入干部档案。这是由干部档案工作的作用所决定的。只有将新形成的干部档案材料迅速归档,不断充实完善干部档案内容,才能更好地为了解和使用干部提供依据。
      第二要做到保质。对收集工作来说,光有及时是不够的,还必须保证收集工作的质量,不能马马虎虎,毛毛糙糙。收集来的材料应符合下列要求:一是准确:必须是办理完毕的正式材料;收集材料范围要准确;材料内容必须真实可靠,不能似是而非、有水份、与事实不符。二是完整齐全:材料要完整无缺,不得掉页少份、缺头少尾;手续要齐全,该盖章、签字的要盖章、签字。三是书写材质规范:材料尽量统一使用16K规格的办公用纸,材料左边应留有2-2.5cm的装订边。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑墨水、墨汁书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。
      第三要做到按量。干部档案材料要严格按照归档需要的数量来收集,凡是正、副本均要求收集的材料,需收集2份,不建副本的只需收集1份。既不能多也不能少。收多了不仅是种浪费,而且又要登记销毁;收少了则还得复制,增加了不必要的工作量。
      
      
      第四节    当前的干部档案材料收集工作的主要任务
      
      当前干部档案材料收集工作,在做好日常性的收集工作的基础上,主要是要结合正在进行干部档案审核工作,做好以下两方面干部:
      一是要理清各自管理的干部档案家底。将各自管理的干部档案进行一次全面彻底的清理,摸清家底,尽快将该归本单位管理的、新近提拔化归本单位管理的以及其他各种历史原因造成没有收集上来的档案收集起来。应该说,这次干部档案审核是收集清理历史欠帐的一次绝好时机,我们应抓住这次机会把所有归本单位收集管理的干部档案收集回来。同时,将不归本单位管理的干部档案坚决转走,当然这些干部档案的转进转出都要在请示好单位领导,并与对方单位协商一致的情况下进行。
      二是对所缺干部档案材料进行一次全面收集。在这次干部档案审核工作中,我们应按照审核工作通知要求,对照《干部档案审核主要检查验收标准及处理办法》,组织力量对所管理干部档案,逐份逐项进行认真审核,将每卷干部档案中材料不齐全、手续不完备的情况,一一予以登记;整理清楚后,向相关单位发出催要档案材料通知单,尽最大努力把缺少的档案材料收集上来,为下一步审核整理工作打好基础。
      总之,干部档案材料收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作,干部档案管理人员必须熟悉业务、信息灵通、坚持执行有关制度,并做到手勤、口勤、腿勤,脑勤,充分发挥自己的主观能动性,才能及时全面地做好干部档案材料的收集工作。
      
      
      
      第二章    干部档案的整理
      
      干部档案整理工作,是干部档案建设的基础工作之一。关于干部档案的整理工作,我在这里讲四个问题。
      
      第一节  干部档案整理工作的依据、概念、类型和方式
      
      一、干部档案整理工作的政策法规依据
      一是《干部档案工作条例》,二是《干部档案整理工作细则》。为实现干部人事档案整理工作的规范化,中组部1991年专门制订了《干部档案整理工作细则》,对干部档案整理工作的基本要求、档案材料的鉴别、分类、排序与编目、复制与技术加工、装订与验收入库等环节都作了具体明确的规定,是我们从事干部档案整理工作具体法规依据和行动指南。
      二、干部档案整理工作的概念
      干部档案整理工作是以干部个人为单位,将收集起来的每个干部的档案材料,按照有关规定和要求,进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订成卷,使之内容条理、顺序固定,并在此基础上,不断对档案内容进行补充的工作,是干部档案立卷的全部过程。也就是说,干部档案整理是一种对收集起来的个人材料进行加工的过程,是一种使个人材料系统化、条理化为目的的加工,是按照一定规则方法和步骤进行的整理过程。
      三、干部档案整理的类型
          1、新建档案的整理。这是比较系统、全面的整理,主要是指对新走上工作岗位的人员的档案进行整理,如对新分配的大学生。
      2、对档案补充新内容的整理。也称“归档”或“归零散材料”,是将新产生的一些干部人事档案材料补充到干部档案的正本或副本中去。
      3、对档案进行清理的整理。就是按照有关落实政策的文件规定,对干部人事档案材料进行清理。这种整理档案的类型,是在特定历史条件下产生的,属于特殊种类,一般不常用。主要目的是落实干部政策。如:十一届三中全会以来,全国对干部人事档案普遍进行了清理整理,清理“反右派”、“文革”等历次运动中形成的冤、假、错案材料。
      四、干部档案整理的方式
      干部档案整理的主要方式有两种:
      一是集中时间、集中人力的整理。这种方式,是管档单位在一定时间内,抽调或借用部分干部人事档案管理人员或其他人员,集中在一块进行整理的方式。这也是对干部人事档案人员进行业务培训的一种有效方式。我们这次全省范围内的干部档案审核就是一次集中整理。
      二是日常工作中的整理。就是档案管理人员在日常工作中,对新收的档案和档案材料所进行的立卷、归档的工作方式。我们更多使用的是日常工作中的整理,因为集中整理不可能经常进行,即使集中整理好的档案,更多的是要做好日常维护工作。
      
      第二节  整理工作的意义、要求及整理前的准备
      
      一、整理工作意义及要求
      1、整理工作的作用和意义
      (1)通过整理,可以使干部档案材料转化为干部档案;
      (2)通过整理,可以使干部档案材料装订成卷,达到完整与安全之目的;
      (3)通过整理,可以了解干部档案材料是否收集齐全,从而促进收集工作;
      (4)通过整理,可以使干部档案便于利用;
      (5)通过整理,可以使干部档案便于保管和统计;
      (6)通过整理,可以为干部档案管理的科学化、现代化创造条件。
      2、整理工作的要求和目的
      根据中组部《干部档案整理工作细则》和有关规定,“整理干部档案,须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。”
      所谓完整,一是指整个档案材料内容要完整,每份材料来龙去脉要清楚;二是成套材料要完整;三是材料外形完整无损、整齐美观。
      所谓真实,就是材料内容要符合干部本人实际情况,通过鉴别,将似是而非、有水份的材料剔除出去,使整理后的档案能准确、客观地反映一个干部的本来面目,真正成为了解和使用干部的可靠依据。
      所谓条理,就是通过分类,对干部档案材料按照一定的顺序进行编排,使其纲目分明,脉胳清楚。
      所谓精炼,就是对收集起来的干部档案材料,进行一番去粗取精的工作,清出那些没有价值的、重复的材料,在完整真实的前提下,使干部档案达到精干、简洁、集中、凝炼的要求。
      所谓实用,就是要求分类、排序、复制、技术加工、目录登记、装订等工序都要从方便利用和保管出发。
      二、整理前准备工作
      《干部档案整理工作细则》第五条、第六条要求:“整理干部档案,事先要收集好干部档案材料,并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机等必须的物品和设备。”“整理干部档案的人员,必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识,熟悉整理干部档案的有关规定,掌握整理工作的基本方法和技能,认真负责做好整理工作。”这两条明确了我们做好干部档案整理前的准备工作;
      1、收集好材料。整理前须将所管的干部档案应收集的材料收集齐全。
         
      2、组织并培训好力量。根据整理的工作量,组织相应数量的人员集中时间、集中精力整理。整档人员必须是党员干部,并且政治、业务素质好,有一定干部工作业务知识,文字书写工整。一般可在组织人事部门或干审部门中抽调。人员确定后,应先进行业务培训,使其熟悉业务,掌握有关政策和规定,明确工作要求,熟悉整理工作各道工序和掌握实际操作技术,并对他们进行保密教育。
      3、整理好场所。干部档案是国家档案的重要组成部分,整理工作必须贯彻执行党和国家保密法规和制度。整理时材料要一份一份摊开,进行归类系统整理。为确保干部档案的完整和安全,整理工作必须在专门办公室进行。整理场所应配备消防器材,门窗要加固。
      4、备齐用具及表格
      (1)切纸刀、打孔机、剪刀、铁夹、锥子、化学浆糊或固体胶(一般不要用胶水,因胶水使用不好往往将档案材料弄坏了)、非金属包头的鞋带等,有条件的可配备复印机;
      (2)干部档案卷夹(干部档案袋、卷皮)、档案目录、衬纸、正副本及姓名标签、正副本印章(用于目录上);
      (3)收集干部档案材料登记表、工资变动登记表、销毁材料登记表、退还本人材料登记表等;
      (4)微机和打印机(用于输入和打印目录)。
      上述准备工作都涉及到经费的支持,因此,在初期谋划整理工作时就要做好经费预算,申请解决好干部档案整理专项经费问题。
      只有整理工作的准备工作做充分了,整理工作才能有条不紊地进行,达到预期效果。
      
      第三节                              干部档案整理步骤
      
      干部档案整理工作,按照实际的操作经验来说,可以分为一下八个步骤:
      一、材料的鉴别
      鉴别工作是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查,甄别材料真伪,判断材料保存价值,确定是否归入干部档案的工作。是从质的方面来保证干部档案的真实性、完整性、精炼性的工作。它是干部档案材料进入干部档案前的最后一次检查。因此,干部档案工作人员必须按党的政策办事,慎之又慎地决定材料的取舍,本着对组织和干部本人负责的态度,认真、严肃、细致地做好鉴别工作。《干部档案整理工作细则》专门用了一章来讲述鉴别工作,可见鉴别工作也是非常重要的一项工作。
          (一) 鉴别归档材料的原则和要求
      1、鉴别工作必须以中央有关文件为依据,做到取之有据,舍之有理。鉴别工作总的要以中组部颁发的《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等有关规定为依据。
      干部在政治运动中形成的材料和受处分材料归档,应依据下列文件:(1)整风和反右斗争中形成材料的处理,主要依据中组部(79)组通字51号文件和省委组织部组干一(81)258号文件。凡属“文革”以前其他错案形成的材料,中央已有规定的,按规定办,中央没有规定的,可参照上述原则处理。
      (2)反右倾斗争中形成材料的处理,应依据中组发(80)34号文件。
      (3)“文革”期间形成材料的处理,应依据中组部(79)组通字54号文件。
      (4)归侨、侨眷、港澳同胞眷属档案材料的处理,除依据上述文件外,还应参照国务院侨办、中组部、公安部(81)侨政会字第038号文件。
      (5)“两案”中受审查人员的材料,其处理应依据中发(82)9号文件和中办发(83)43号文件。
      (6)整党工作中形成材料的处理,应依据中整办(84)22号文件。
      (7)对“文革”中犯一般性错误人员审查材料的处理,应依据中指办(87)2号、组通字(87)15号及皖组字(87)15号文件。
      (8)对犯有错误的党员干部的材料的处理,应依据中纪发(89)10号文件。
      (9)民主评议党员和党员登记中形成的材料,应依据组通字(89)17号文件及1991年10月27日中组部副部长赵宗鼐同志在全国民主评议党员工作座谈会上的讲话。
      (10)核查“三种人”形成的材料及“记录在案”人员的审查材料处理,应依据中发(84)17号和中组发(83)6号文件。
      另外,专业技术职务评定、晋升工作中形成材料的处理,应依据省档案局、省委组织部、省职改领导小组皖档联发(89)1号文件。
      在鉴别工作中一定要把握中央有关文件精神实质,逐份认真审阅,做到不该归档的一份不归,该归档的一份不舍。
      上述鉴别工作一般已经开展过了,不需我们再去处理,若发现还存在上述情况,我们可以向组织反映出来,再由干部监督部门处理。
      二、鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点,具体问题具体分析,切忌望题生义,采取“一刀切”。中央有关文件毕竟比较原则、概括,而干部档案材料的特点则是因份而异,错综复杂。例如,“文革”期间形成的干部档案材料很多是无限上纲、诬蔑不实的材料,应清理出来,但也有一些在一定程度上反映了干部个人实际情况,并有一定保存价值的材料,则应区别情况对待,妥善处理。如入党、入团志愿书,干部任免呈报表,出国人员审查表,大(中)专毕业生登记表,吸收录用干部、工人审批表,应征公民政审表,转业(退伍)军人登记表,正常调动时组织所作的鉴定等,应归入干部档案。另如违纪问题的材料,按规定干部档案不存查证材料,但由于各种原因已经收入的,应维持现状。
      在鉴别工作中遇到疑难问题,应请示领导,必要时可以和上级干部档案主管部门共同研究,以求稳妥。
      (二)鉴别归档材料的具体做法
      1、判断材料是否属所管干部的材料及应归入干部人事档案的材料。防止同名异人,张冠李戴,或误将一人多名的材料分开。对同名同姓和一人多名的材料要进行认真核对。同名同姓材料要核对职务、籍贯、年龄、入党(团)时间、工资等基本情况是否相同;一人多名的材料,除核对基本情况外,还应当查看曾用名。另外,应将不属于归档范围的材料和重复材料清理出来。
      2、审查材料是否真实,观点是否明确。发现与事实不符、自相矛盾、观点不明确、是非不清的材料,要向有关部门和干部本人提出,并退回更改。如干部履历表中的姓名、出生年月、学历、参加工作时间等栏目的填写不符合干部档案一贯记载,则不能归档,应退回更正。再如晋升工资审批表,单位意见栏填“同意晋升为五档”,主管部门的意见是“同意晋升为四档”,而审批栏填的是“同意”,同意哪一种意见不清楚,也应退回重办。其他材料也如此。
      3、审查材料是否齐全、完整。例如,政审材料一般应具有审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人交待等,处分材料一般应有处分决定(包括免予处分的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨、个人对处分的意见等。上述材料属于成套的,必须齐全,每份归档材料,必须完整。对头尾不清,来源和时间不明的材料,要查清注明后再归档。凡是查不清楚或对象不明确的材料不能归档。
      4、审查材料是否手续完备
      (1)干部本人撰写的干部档案材料,应有材料形成时间及本人签字(或盖章),如自传、入党(团)申请书、本人交待、学习总结等。
      (2)干部本人填写的需由组织审查的材料,除个人签名及注明填写时间外,还应有组织审批意见、时间并盖印章,如干部履历表、入党(团)志愿书、党员登记表等。
      (3)组织审查的需要本人签署意见的材料,本人要签署意见及时间或由组织注明经过本人见面。如审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和考核中形成的综合材料等。
      (4)单位出具证明材料,应有单位名称(盖章)及出具时间;个人出具证明材料,证明人所在单位党组织应签署证明人的政治情况并注明时间。
      (5)直接由组织形成的干部档案材料,要有上级组织的批准意见及时间并盖印章,如工资审批表、专业技术职务评审表等,干部任免审批表还应注明批准文号,或在何时何次会议上当选(或决定任免)。
      凡不符合上述要求的,须补办手续后才能归档。
      5、审核材料是否办理完毕的正式归档的材料。鉴别中发现涉及干部政历问题或其它重要问题,需要查清而未查清的材料及未办毕的材料,不能归入干部档案,应交有关组织处理。
      6、鉴别时发现档案中缺少有关材料,要及时进行登记并收集补充。
      (三)对不能归入干部档案材料的处理
      经过鉴别后,不能归入干部档案的材料,应区别情况予以处理:
      1、转出:
      经鉴别凡属错装入干部档案的他人材料或文书档案,如文件底稿、历史资料、会议记录、组织关系介绍信、独生子女审批表等,均应转交有关部门处理。
      2、退回:
      (1)凡近期形成的干部档案材料,不符合要求的,应退回材料形成单位说明原因,提出意见,限期交回。
      (2)本人写的一些材料,过去已归入干部档案,按后来政策规定不应归入干部档案的,如“文革”中违心上纲、不符事实的检查材料,以及应由本人保存的材料,如私人信件、毕业证书、论文、奖章奖状、任命书、结婚证、独生子女证等,应退还本人。
      退还单位的应填写《转递干部档案材料通知单》,通过机要交通发出。退还本人的材料,要填写《退还本人材料登记表》(见附表2),经领导批准后,一次退给本人。本人清点无误后,应在登记表上签字或盖私人印章。登记表由干部档案管理部门长期保存。
      3、销毁:
      (1)按有关政策规定应抽出销毁的材料。
      (2)“文革”中形成的不能反映干部真实情况的材料,如军宣队、工宣队队员登记表、鉴定,下放劳动或“五、七”干校的“鉴定”、“思想总结”等,以及有当时组织批注,不宜退还本人的材料。
      (3)既不属于干部档案内容,也不属于个人保管的材料,如审干调查要点、提纲,从本人档案中摘抄的材料,未经批准的干部任免表等。
      (4)重份多余材料(正、副本已有的)。
      需要销毁的材料,要分别将每个人的材料逐项登记在《销毁干部档案材料登记表》上(见附表3)。销毁理由应填“重份”、“不属干部档案归档范围”、“根据××号文件抽出”等,避免笼统填“内容不重要”、“保存价值不大”等。集中销毁前应对列入销毁材料进行一次复查,并报经党委(党组)分管领导批准后方可销毁。销毁时要有两名监销人在场,销毁后监销人要在销毁材料登记表上签名盖章,注明销毁日期。销毁登记表应长期保存,以备查考。
      销毁方式:送造纸厂当场化纸浆;采用焚烧的方法自行销毁,但必须将材料烧透化为灰烬后方能离开;用粉碎机将材料破成碎末。
      注意事项:不准邀干部本人到场搞当面销毁;哪个单位清理出来材料,由哪个单位负责销毁;材料销毁前,应单独存放,不得随干部档案转递;严禁将销毁材料出售给废品站或个人,也不得留作它用。
      二、材料的分类
      分类,是将反映一个干部情况的材料集中起来,经过鉴别、按照材料的内容、性质以及材料之间的内在联系,区分类型、相对集中、进行排列组合的过程。是判断干部档案材料归属类别,使干部档案条理化、系统化的工作,是整理工作的一道重要工序。分类是否准确,直接影响到干部档案利用。《条例》规定的干部档案内容十类,是划分类别的准绳。但在具体分类时,由于材料千差万别,不可能都简单地“对号入座”,这就需要对规定的十大类别不断学习,反复理解,以求做到融会贯通,分类得当。
      干部档案分正、副本,正本有十类,副本有七类。
      干部档案正本,由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容及其分类如下:
      第一类  履历材料
      1、干部、工人、教师、医务人员、军人、学生等各类人员履历表(书)、登记表、简历表;
      2、党员、团员干部登记表、简历表;(注意这里所讲的党员干部、团员干部登记表、简历表,与后面第六类的党员登记表、团员登记表有区别,当然,这种表格很少见,若有就放一类。)
      3、土改、镇反、三反、三查、肃反、社教运动工作队员登记表;
      4、以干部经历为主要内容的审查表、调查表和履历变化补充表;
      5、已经上岗的后备干部登记表;(注意是已经提拔上岗的,如以鉴定为主的放在三类,没有提拔的不归档)
      6、个人参加革命活动简历的材料;
      7、带有鉴定的履历表、简历表及登记表;(注意是以履历、简历为主要内容的)
      8、干部更改姓名的材料。(注意不要放在五类去了)
      兵役登记表(包括招飞行学员、机要学员登记表)或招收工人、聘用干部登记表中如有审批意见、能反映其参加工作时间的放在第九类,无审批意见主要反映干部个人简历情况的放在第一类。
      部队转业干部档案中的《履历书》,如果可以拆分,应在保持各类材料相对完整(有落款,独立成文)的前提下将它拆开,按履历、自传、鉴定、政历问题结论四部分分别归入一、二、三、五类。
      第二类  自传材料
      1、干部所写的自传、小传、小史;
      2、带有自传的履历表或简历表;
      3、有自传内容的“历史反省”材料;
      4、干部所写的叙述自己经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料;
      5、入党、入团申请书中能分开的自传内容材料;
      6、其他属于自传性质的材料。
      第三类  鉴定、考察、考核材料
      1、干部、职工、学生(学员)、军人、党员、团员等各类人员的鉴定表及材料;
      2、毕业、结业、出国(出境)、劳动、住院(疗养)、调动等鉴定表及材料;
      3、以鉴定为主要内容的各类人员登记表;
      4、组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;
      5、考核、考察登记表,组织正式考核和民主评议的综合材料,尤其是1994年以来的年度考核表;
      考察材料如是与任免表一起形成的则与干部任免审批表一起放在九类,否则放在3类。
      6、应届毕业生重点培养对象(选调生)选拔审批表;
      7、一般性离任审计、年度审计材料;
      8、其他属于鉴定性质的材料。
      不该归入本类的材料:从本人档案中摘录的优缺点材料,个别谈话记录或个人写的干部一般表现材料,鉴定会上发言记录,学生社会实践登记表、军训小结、体育达标卡等。
      第四类  学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料
      1、报考高等学校学生登记表、审查表;
      2、毕业生登记表、审批表、分配表;
      3、推荐选拔的学生(留学生)登记表、审批表;
      4、各级党校、各类培训班、进修班、文化补习班学员登记表,如省委党校的干部学员考核表;
      5、党校函授大专班学员毕业资格审查表;
      6、各类学习成绩表、成绩单、记分册;
      7、教育部门出具的学历证明(根据国家教委办公厅、人事部办公厅(93)4号文件规定精神,有些院校为1970—1976年毕业生出具享受本科待遇的学历证明一律无效,不予归档);
      8、套改、晋升、聘任专业技术职务的审批表、登记表,专业技术任职资格申请表;
      9、专业技术职务考绩材料(专业技术人员业务考核登记表)
      10、教师资格过渡审批表、申请表;
      11、创造发明、科研成绩、著作及有重大影响论文(如获奖或全国报刊发表的)的目录;
      12、专业技术方面的优秀论文获奖通知书、证书;
      13、青年教师学科带头人或骨干教师审批表,专业技术拔尖人才登记表;
      14、反映干部学历、才识、专业技术方面情况的其他材料。
      社会力量办学而教育部门不承认学历的学历证明,须注明“不承认学历”字样后归档。
      不该归入本类材料:各种考试卷、设计方案、图纸、论文、著作、推荐上大学的座谈会记录、普法考试成绩表、专业技术人员业务考绩档案(注意与本类第9条有区别,归于文书档案)等。
      第五类  政治历史情况审查材料
      1、政治历史情况(包括党籍问题)的审查、甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、上级党委批复、本人对结论决定的意见及重要申诉材料,作为依据的主要证明材料、本人检查交待或说明情况的材料;
      2、入党、入团、参军、出国等调查政审材料;
      3、入党、入团申请书中能分开的家庭成员、社会关系材料;
      4、更改干部的民族、年龄、国籍、军籍、入党、入团、参加工作时间的组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料;
      5、家庭出身、本人成份、社会关系的组织审查意见、上级批复以及所依据的证明材料;
      6、有组织审查意见的政治历史情况调查表、审查表;
      7、干部爱人情况登记表;
      8、入伍时间批注、入伍证明材料;
      9、家庭成员、主要社会关系的政治历史情况的有关问题的平反改正通知、决定。
      不该归入本类的材料:未经查证核实的有关干部政历问题的检举材料(应转有关部门处理),在政治审查中形成的审理报告及结论报告底稿,从干部本人档案中摘抄的材料等。
      第六类  加入党团的材料
      1、入团志愿书、申请书、退团和超龄离团的材料、团员登记表;
      2、入党志愿书、申请书(多份的,可归入1—2份全面系统的)、转正申请书和党组织对入党、转正报告的意见(尚未转正的入党志愿书应由支部保管,待转正后归档);
      3、中国共产党党员登记表,不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料,缓期登记材料及认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料;
      4、延长入党预备期的有关材料及取消预备党员资格的组织意见(没有单独形成处理意见、处分等材料,只在入党志愿书上注明取消党员资格,经有关党委批准盖章后,其入党志愿书应收集归档,并在六类目录上注明“已取消预备党员资格”。凡单行材料中已明确取消预备党员资格的,只收集单行材料,不再收集“入党志愿书”归档);
      5、开除党籍、团籍处分的材料可按政历问题或违纪案件分别归入五类和八类,其入党(团)志愿书仍放第六类,但须在封面注明:“×年×月×日经××党委(团委)批准开除出党(团)”的字样;
      6、退党材料;
      7、加入民主党派的登记表之类的材料;
      8、1985年党员登记表;
      9、1990年形成的民主评议党员材料。
      不该归入本类材料:入党、入团过程中由组织召开的群众座谈会和党小组、支部大会会议记录,培养对象考察表,一般性的入党思想汇报,入党时调查的一般表现材料,党员重新登记申请书等。
      第七类  奖励(包括科技业务和业务奖励、英雄模范先进事迹)材料
      1、创造发明奖励材料;
      2、各种业务奖励材料;
      3、正式命名授予劳动模范、先进工作者、特级教师、优秀党(团)员、“三八”红旗手、战斗英雄、新长征突击手等各种称号的登记表、审批表、授奖决定和事迹材料;
      4、立功受勋和通报表扬、嘉奖材料;
      5、从事专业工作三十年人员登记表、审批表;
      6、县团级以上单位各种积极分子登记表。
      7、高等学校品学兼优毕业生审批表
      不该归入本类的材料:奖学金登记表等。
      第八类  干部违犯党纪、政纪、国法等材料
      1、处分决定、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见、本人检查、交待材料(包括违纪党员受纪律处分的有关材料);
      2、免于处分的处理意见及个人检查;
      3、撤销处分的决定、报告;
      4、组织上未给予处分但确有错误(如道德品质、生活作风、经济问题)的证明材料和本人的检查材料;
      5、通报批评材料;
      6、法院判决书,撤销判决的通知书,劳动教养审批表;
      7、复查、甄别、报告、决定、上级批复、本人意见及申诉;
      8、反右斗争中错定右派经复查改正的:复查结论、报告和所依据的主要证明材料及原结论(或决定);
      9、反右倾斗争中受处分后复查平反的:甄别平反材料;
      10、“文革”中犯有严重错误或经审定为“三种人”的:结论、决定、上级批复、报告及本人检查材料;
      11、“文革”中犯有一般性错误的:上级批复、决定、调查报告、专题考察材料及所依据的证明材料;
      12、经过核对的“记录在案”的材料;
      13、有处分结论的审计材料。
      第九类  录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国(境)、退(离)休、退职、各种代表会代表的审批表、呈报表、登记表等材料
      1、录用、聘用干部审批表,聘用干部合同书,解聘、辞退材料;
      2、招工、以工代干人员转干、民办教师转正审批表;
      3、干部任免(呈报)审批表(包括专题考察材料或现实表现材料);
      4、入伍(兵役)、复员、退伍、**军人、军(警)官、文职干部转服预备役登记表、审批表,军衔审批表(包括评定军衔鉴定),
      5、国家公务员资格审查表或过渡审批表;
      6、干部转正定级、调资、升级等各种工资变动审批表和解决待遇问题审批材料;
      7、浮动工资、取消保留工资审批表;
      8、关于工龄津贴年限说明(包括工龄连续计算、更改工龄的成套材料);
      9、退职、退(离)休、提高待遇审批表;
      10、出国(境)人员审查表和因公出国(境)人员备案表;
      11、出席县团级以上单位的党代会、人代会、政协会议,工、青、妇等群众团体代表会,民主党派代表会的代表登记表。
      九类第一份材料应为组织填写的《工资变动登记表》(见附表21)
      任免通知不归档(95年以前的老材料中只有任免通知而无任免呈报表的,可不取出,但95年之后职务变动必须归干部任免审批表和考察材料)。我省调整工资标准审批表不归档(可以单独保存好,以备以后查考)。
      第十类  其他可供组织参考、有保存价值的材料
      1、体检合格的最新一份体检表;体检有残疾的体检表、残废等级材料、因公负伤证明材料;
      2、干部逝世后,报纸报道的消息或讣告、悼词(生平)、干部死亡的报告表、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等;
      3、干部本人历次所写的思想、工作、学习总结和检查,如大学期间的学生学年小结;
      4、干部思想改造登记表;
      5、民事纠纷判决书、调解书;(刑事判决书放8类,注意区别)
      6.家属随军报告表;(注意与第五类中的“干部爱人情况登记表”相区别)
      关于同一份材料视具体情况归类问题,除《干部档案整理工作细则》第十四条规定的几种情况以外,我们在实践中还遇到以下情况,分别按以下办法处理:学习材料,一般采取四类优先的办法,如各级党校学习结束后的考核表(鉴定表)一般归四类;各类毕业生鉴定登记表也属交叉归类,一般是四类,但如四类中已有毕业生登记表等相应学历材料,毕业生鉴定表可归三类;学生入学政审表也属交叉归类,如四类已有入学报名表,入学登记表等材料,则入学政审表放五类,否则放四类。领导干部的审计材料,无处分结论的一般性离任审计、年度审计材料,归入三类,有处分结论的则归八类。1990年以后的党员登记表只归两头,优秀的归入七类,不合格的归入八类,其它的不归档。
      干部档案副本内容,是由正本以下类别主要材料构成:
      第一类的近期履历材料;
      第三类的主要鉴定、干部考核材料;
      第四类的学历、学位、评聘专业技术职务的材料;
      第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材
      第七类的奖励材料;
      第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;
      第九类的干部任免审批表和工资、待遇的审批材料。
      正本其它类别多余的重要材料,也可归入副本。
      副本材料的整理按正本十类内容分类、次序排列。
      干部档案副本所反映的干部情况较为概括。从正本和副本的构成成分可以看出,副本是在正本基础上建立的。正本所包含的材料,副本不一定都包含,但副本的材料必须是正本部分材料的重复件和复制件。正本中没有的材料,副本中不应有。
      干部档案副本建立范围:在我省一般是担任县(处)级以上(含县处级)职务的干部才建副本。考虑到县处级以下干部情况不尽相同,有些不需建副本,所以对县处级以下干部是否一律建副本,不作统一要求,已有副本的应保留,没有的可以不建立,具体由各单位自行掌握。
      为方便干部所在单位的组织人事部门使用,因干部管理权限变动,提拔为上一级组织管理的干部后,干部档案转往上级主管部门前,原管理单位应先建立副本,然后再转出档案。
      
      三、干部档案材料的排序
      干部档案材料的排序,是指在整理干部档案过程中,对各类材料进行排列顺序和编号的工作。干部档案每类材料,都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序。干部档案材料共分十类,各类材料都有自己的特点,要做好这一工作,就要从实际出发,总的要求是“编排有序”。排序的基本方式:
      1、按干部档案材料形成时间排序的有:第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类材料。
      注意:我们原来在第一类材料的处理上,虽然是按时间顺序登记,但为了使用方便,将第一类中的最新《干部履历表》排在类首,去年中组部要求改正过来,仍严格按照时间顺序登记并排序。第九类中工资变动登记表排在类首,登记目录也在类首。其他几类材料完全按时间先后排列。
      在这里还要强调一点,我们要根据干部职务和工资的变动,不断地续填最新的《干部履历表》和《工资变动登记表》。《干部履历表》的履历部分不能断档;《工资变动登记表》的职务工资和级别工资既要写清几档几级,又要填写具体金额,即使职务工资和级别工资只有一项变动,另一项不变,也要在相应栏里填写清楚,不能写“同上”或空着不填。
      2、按干部档案材料内容的主次关系排序的有:第五类、第六类、第八类材料。
      (1)第五类材料的排序为:上级批复、结论、本人对结论的意见、调查报告、证明材料(根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列),本人交待材料。有复查结论的,应排在原结论的前面。不同问题分别作了结论的,可将每个问题的有关材料按上述顺序排在一起。同一问题多次审查的,应将每次审查形成的材料排在一起。并将最后一次审查的全部材料排在最前面,其余材料按形成时间顺序排列。
      (2)第六类入党、入团材料应分别按主次集中排列,先排入团材料,再排入党材料。顺序为:入团志愿书、入团申请书、团员登记表、退团材料,入党志愿书、入党申请书、组织上对入党的意见、对转正的意见、本人转正申请、延长预备期材料、入党的其他材料、党员登记表、民主评议党员登记表(按时间顺序排列),加入民主党派材料。
      (3)第八类材料排序为:上级批复、处分决定、本人对处分的意见、调查报告、本人检讨。有撤销处分和甄别平反决定的,将全部材料排在处分材料之前。老材料有证明材料的,可排在调查报告之后,其他材料与五类排列方法相同。
      以上五、六、八类材料排列例表说明:(见教材)
      1、“一次”或“多次”审查(处分),按作了组织审查结论(处分决定)意见的次数算。
        
      2、例表中左边注的“第一次审查”、“第二次审查”、‘复查结论部分”、“原结论部分”、“撤销处分材料”、“原处分材料”、“入团材料”、“入党材料”等,只表示排列顺序,登记目录时不用写,按顺序号往下登记即可。
      另外,干部档案材料备考表(见附表4)的排序:单项材料备考表是备考哪份材料就排在那份材料所在类的最后;总的备考,可归入第十类,排列在最后。
      材料排序后,用铅笔在每份材料第一页的右上角编上类号和顺序号,并在每类第一份材料右上角贴上分类角(不用类、号、页小戳子)。在正面的右下角和反面的左下角编写页码。例如,第一类第4份材料共13页,可在右上角编“1—4”,用图书编页法,从前至后在每一页右下角或左下角标上1、2……13。原来是在每类材料第一页的右下角编写页数,注意改正过来。
      
      四、干部档案材料的复制
      复制就是根据干部档案材料收集和保护的需要,使用一定的技术手段,按照干部档案材料原件内容和式样重新制作一份或数份材料。
      1、复制的原因
      (1)建立档案副本的材料不够时,可选择正本中的材料进行复制。
      (2)字迹不清的材料,墨水褪色的材料要进行复制。
      (3)凡用铅笔、圆珠笔书写或复写的以及用复写纸打印的重要材料都要重新复制,如自传、审查结论、调查报告、处分决定等。
      为减少复制工作量,接收材料时应严格把关。凡是近期形成的不符合要求的材料,要退回材料形成单位重新制作或补正。
      2、复制的方式和要求
      复制一般可采用手描、打印、抄写、复印等方式。
      (1)手描。手描是用蓝黑墨水、黑墨水或墨汁的钢笔在材料的原件字迹模糊不清的地方,按原字迹进行描摹。手描要一丝不苟,力求保持材料的原貌。
      (2)抄写、打印。抄写、打印是用蓝黑墨水或黑墨水钢笔(毛笔)或打字机按材料内容复制一份或数份。手抄的材料应字迹清楚,工整,文字规范。复制的材料必须仔细校对,做到绝对无误,并要注明材料原件存于何处、复制单位、复制人、核对人、复制时间。复制时,严禁在原件和复制件上勾、抹、涂、划。
      (3)复印机复制。复印机复印时,废页应带回干部档案管理部门销毁,不要散失,以防失密。
      复制后,原件应及时归入正本,正本中的原件是用铅笔、圆珠笔和复写纸作书写材料的,应将复制件和原件同时归入正本,原件附在复制件之后。因建立副本所需而复制的材料,复制件只存副本。
      
      五、干部档案材料的技术加工
      技术加工是指在不损坏文字内容的前提下,利用裱糊、剪裁、折叠等技术手段,对纸张不符规格、破损、卷角、折皱的干部档案材料进行技术处理,使其外表达到“四边整齐”,便于装订、保管和利用,寿命得以延长。其主要方法有:
      1、裱糊。对破损、卷角、过簿、折皱和小于16开规格(26×18.4cm)的干部档案材料,进行托裱和托补,使其折皱和卷角平整,破损复原,且符合16开规格纸张。根据每份材料不同的情况通常采用单边、单面托裱、夹面托裱、鱼鳞形或梯形托裱,还有胶纸粘贴等。
      对纸面过窄或无装订线的档案材料,须进行托补,有左侧加边和周围加边(又称开窗法)等方法。对一些破损、多页零散的材料,在装订线的一边要用白纸包边,主要作用是为了保护材料,防止失散,使档案材料立卷装订后整齐美观。
      根据中组部的要求,所有干部档案材料左边不能出现两个洞眼交叉情况。如有交叉洞眼,应裱糊。
      衬纸要用白纸,不宜过厚或过簿,不可采用有字的废纸、废目录或报纸凑合。浆糊和胶水须能防虫蛀,不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料应压平晾干,不得在阳光下暴晒或高温熨烤。
      2、剪裁。对大于16开的档案材料,在不影响材料完整和不损伤字迹的前提下,可酌情剪裁,使其符合16开规格。为防止把材料文字、印章切掉,剪裁必须一页一页地切,绝对不可图省事多页一刀切,并应在左侧留2.5厘米装订线,尽量做到材料上边和下边空白处相等。
      3、折叠。适用于对经过剪裁处理后仍大于16开的材料,或对过宽过长而又不宜剪裁的材料进行技术处理,使其符合16开规格要求。折叠处要尽量避开文字,折叠后的材料要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。折叠形式有横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等。
      4、拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。
      5、无论材料是否需要托表,材料一律正装,横写的材料名称在上,竖写的材料名称在右。
      
      六、目录登记
      目录登记,是在干部档案材料经过分类、排序、技术加工之后,按照固定的栏目和要求,将应归入档案材料名称逐份进行记载的工作。目录是查阅档案内容的索引,每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录登记要清晰、确切、精炼,目录应放在干部档案卷首,正、副本都要有各自的目录
      (目录样式见附表20) 。具体要求如下:
      1、类号和顺序的登记
      要按照类别排列顺序号及档案材料目录格式,逐份逐项进行填写,无论材料题目长短,都要独占一行。先从第一类开始,以份为单位,类号用汉字码,顺序号、时间、份数、页号一律用阿拉伯数字。如第一类第一份材料,类号为“一”,顺序号为“1”,登记在目录上为“一/1”。
      2、材料名称的登记
      (1)根据材料标题填写材料名称,一般要登记全称,名称较长的可以缩写,如“关于××同志参加革命工作时间的批复”可以简化为“参加工作时间的批复”。缩写的题目,必须能确切反映材料的主要内容或性质特点。
      (2)对标题与内容不相符的材料,登记时要按实际内容重新拟题,标题是材料内容的概括和提示,因此要求拟订的标题不但要准确、精练,而且要有“个性”,比如第五类材料中,证明材料居多,不能都写成“证明材料”,而应写成“XXX关于XXX的证明”,这样写,叫人一看就对材料的大概内容有一基本了解,否则就失去了目录登记的意义。有的材料也可按材料原名称登记目录,但须在备注栏内注明材料的实际内容。如学习总结,内有组织鉴定,并作为鉴定材料归三类的,登记时应登“学习总结(鉴定)”。
      (3)没有标题的材料,应根据材料内容或材料来源拟题登记目录,并在材料上用铅笔加上标题。
      3、材料形成时间的登记
      (1)材料形成时间,一般采用材料落款注明的最后时间。复制的档案材料,采用原件形成的时间,并在目录上备注栏注明是复制件。
      (2)一份材料有几个时间的,以组织最后审查认可时间为准。
      (3)材料制成时间要填全年月日,对于未标明时间的材料,应尽量查清,查出多少,登记多少,实在查不清的可以空着不填。
      4、材料份数、页码的计算填写
      (1)以每份完整的材料(包括附件)为一份。
      (2)复制件和原件并存的按一式两份计页。
      (3)有铅字页码的材料,应按铅字页码填写页数。
      (4)无铅字页码的,采用图书编页法,每单面为一页,无实际内容的页不计数,封面、封底、衬纸后空白页一般不计数。
      (5)制式材料本身有铅字页码,填写材料时中间有插页的,应按材料的实际内容重新编写页码。
      (6)第五类材料中的“证明材料”,如果是在一个时间段里就同一个问题的几份证明材料,我们在计算份数和页码时,可以合并在一起计算。如关于一个人的同一问题的三份证明材料,总共有8页,我们可以在目录中并为一个材料,计算成“3份8页”。但在编每份材料的页码时,仍然各自计算,即第一份页码是“1、2、3”,第二份页码是“1、、2”,第三份页码是“1、2、3”。
      5、目录要求
      目录可采用书写或打印两种方式。
      (1)书写目录要工整、正确、清楚、美观,不得使用圆珠笔、铅笔及红色、纯蓝墨水,不得涂改、粘贴,不得打省略号或写“同上”字样,不允许用国家没有认可的简化字。目录中的标题无论字数多少都要均匀排列在相应的栏目里。
      (2)书写目录时,每类目录之后,须留出适量的空格,以供补充材料时使用。
      (3)目录登记之后,再从档案中取出材料时,要在目录备注栏内注明取出时间、原因和经手人。
      (4)档案副本内不要附档案正本目录。
      
      七、干部档案的装订
      干部档案材料必须装订成卷,正副本应分别装订。装订后的档案要做到:目录在卷首,材料排列顺序与目录相符,卷面整洁,全卷整齐、平坦,装订牢固实用。具体做法:
      1、装订前后都要将目录与材料核对无误。
      2、为了便于装订和利用,对正本材料过多、厚度超过2.5厘米的,要分卷装订。分卷的方法主要有“切开法”和“提取法”两种。如果十个类别材料份量比较均匀,可采取切开法,将前五类分成一卷,后五类再分成一卷。提取法主要适用各类别材料份量不均的情况,某类材料过多的,则可将该类材料提取出来单独成卷。
      在实际工作中,采用提取法较多,因为干部档案超厚大都是个别类材料过多所致。如五类政审材料形成证明材料较多(少则几十份,多则几百份),应采用提取法把调查证明材料分离出来,根据材料份量,分别组成正本二或正本三,正本一为综合类,正本二、三为提取出来的证明材料。
      干部档案无论分成几卷,每卷都是干部档案的组成部分。因此,在每卷的封面上,必须注明顺序。例如一份档案的正本分为三卷,则要在第一卷卷皮上标“1/3”,第二卷卷皮上标“2/3”,第三卷皮上标“3/3”字样。这样既可保持干部档案内容的有机联系,又可方便利用。
      3、把全卷材料理齐,要求做到四边整齐。
      4、在材料左侧竖直打统一的装订线眼三个,眼距(从眼中心算起)8.3厘米,线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上、下线眼中心距,上下边沿应相等,注意不要损伤文字,不要错位。
      使用中组部推荐的新型干部档案卷夹,要打印或书写好干部档案标签,并按要求粘贴在档按卷夹的脊背上。
      5、系装订带。对条件不具备的地方或单位,可用鞋带(不要用金属包头带)系装订带,长度要适中。装订时,将全卷材料卷面向下,把带子对折,然后将折点当穿头,由卷面中眼穿至卷底,再将卷面的两个带头分别从卷面上下两眼穿至卷底,最后将已穿过卷底上下两带头,同时朝卷底中眼的折头带孔中对穿打结。
      6、装订好的档案,均要在卷面贴上正(副)本和姓名标签。正本分卷的,要在卷面上标分卷号。书写档案卷皮姓名要与档案材料记载一致,不得用同音字或不规范的简化字代替,简化字与繁体字不能混用。
      
      八、干部档案的验收
      干部档案装订成卷后,必须确定专人负责,对照有关规定,全面系统地进行认真细致地复查和审核。验收合格后,方能入库。验收是保证干部档案质量的最后一次把关,也是消灭错误的必要环节。因此要严肃认真,一丝不苟。
      验收工作一般由主管领导和熟悉业务、责任心强的同志参加,验收方法可在自查、互查的基础上,最后由负责验收人员对所有整理过的档案,逐人逐卷逐份进行检查。验收复核内容主要是:
      1、各类材料是否符合归档要求,是否都属于该人员的,有无应剔出而未剔出,应归入而未归入的材料;
      2、材料分类、排序是否准确;
      3、正副本分工是否确当、是否割裂档案正本内容或把应归入正本材料归入了副本;
      4、需要复制的材料有无遗漏,复制是否符合质量,原件是否存入了正本;
      5、材料的技术加工是否符合标准;
      6、目录登记是否符合要求,材料与目录是否一致;
      7、材料上的金属品是否都清除了;
      8、装订是否整齐,有无损字压字、掉页现象,卷面书写是否规格整洁。
      验收方法:
      1、归档材料与销毁材料对照;
      2、正本材料与副本材料对照;
      3、正本分卷与分卷对照;
      4、目录与材料对照。
      
      
      第四节  整理工作的注意事项
      
      最后讲一下整理工作的注意事项。干部档案整理工作必须严格遵守安全保密制度,保守党和国家秘密。在集中整理大量干部档案时,领导更要高度重视,严密组织,加强保卫保密工作,杜绝泄密、失密、盗窃等恶性事故发生。为此要注意以下事项:
      1、加强干部档案管理,建立值班制度,防止丢失档案材料。整理室无关人员不得入内,门锁钥匙要有专人保管,下班前要把档案材料收入档案柜内锁好。
      2、整理档案时,严禁吸烟,以确保档案安全,并注意防止水杯、墨水瓶倾倒污染材料;
      3、个人不得擅自处理和销毁档案材料,整理中按照规定应清出处理的档案材料,须进行登记,经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
      4、不得私自涂改、抽取、伪造材料。
      5、不得向无关人员谈论档案内容。
      6、不得整理、翻阅亲属档案。