会计档案整理方法-创奇档案管理软件系统

 

会计档案的整理,是指按照一定的方法和程序,将零散和需要进一步条理化的会计资料,通过分类、组合、立卷、排列和编目,组成有序体系的过程。

一般采用年度—形式(名称)一保管期限分类组卷,即把一个单位形成的会计档案先按年度分开,然后再按名称分类,在每一类中按保管期限顺序排列,一年或若干年编一个流水序号。

一、           报表的整理:

(一)组卷、装订

年度报表,独立组卷。

在整理报表时,对报表进行分析和说明的文字,是会计报表的重要组成部分,如财务情况说明、财务报告等,审批报告、批复等要与报表一同组卷归档,并放在被说明报表前。

组好的案卷要除去卷内文件的金属物,编页号、填写封面、卷内目录、备考表,采用三孔一线方式装订。

(二)编号、编目

1.编号:指报表在整理过程中排列的序号,即案卷号。报表按年度统一编案卷顺序号,即年度流水号。

一般各单位每年形成的年报表较少,可以将本单位若干年的报表放在一起编一个案卷流水号,这个流水顺序号最大不能超过四位数。

  例:D11~n

                    案卷顺序号

一级属类(报表)

                       大类代号(会计档案)

2.填写封面、卷内目录

封面:见图一

3.卷内目录:见图二

案卷目录:见图三

4.目录号:是指档案案卷目录按一定顺序编制的代号,通常由大类代号+顺序号。

当案卷顺序号一截止(即断开),就形成一本档案目录,并给该本目录一个固定顺序号,即目录号。

目录号模式为:

D11

         第一本目录

         报表类

注意:账簿、凭证、工资表编目录号时也同样如此。同一大类的目录号不能重复,同一目录内案卷号不能重复。

二、帐簿的整理:

帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分类可在年终结帐后整理立卷。

(一)组卷:按形成的帐簿,一册一卷,每本帐簿在原封面右上角贴会计档案“小标签“,并按标签上内容填写。

如果帐簿原封面太大,不能装入会计档案硬盒时,必须封面拆掉,另换上质量较好的合规格的软封面,再贴上“小标签”,并填写上各项内容。

小标签填写模式:

 

全宗号

10

年度

1995

目录号

D21

保管期限

长期

案卷号

1

页数

60

题 名

现金出纳帐


对多个帐户的帐簿,其题名可只写主要的23个。

整理要求:

1.对订本式帐簿,为了保持原貌,不用拆去空页,按已有填写内容的页面编顺序号,或在使用前已编上连续页号,可直接利用原有页号。

2.对活页式、卡片式帐簿,在年终结后,应拆除硬封面,抽出空页,将已记帐的帐页依次编好页码,另加封面、封底,装订成册。有的活页帐页数较少,可将科目内容相通的帐页按类别排列编号,合并装订为一册。

3.实行电算化的单位,按《办法》第十二条,应当保存打印的纸质会计档案。

4.对跨年度使用的帐薄,应不超过五年,并放在终止年度。

5.排列要求:历年帐簿的排列顺序应尽量一致,可采用按使用顺序或按保管期限顺序排列。

(三)编号:

帐簿类内不再分属类,也不再分开各种保管期限,所有各种帐簿案卷统一由若干年编案卷顺序号。即历年编一个序号,这个顺序号最大不超过四位数。

            D 21~n

                            案卷顺序号

                            一级属类(帐簿)

                            大类代号(会计档案)

(四)填写案卷目录:

帐簿案卷目录直接利用“会计档案案卷目录”

(五)编目录号

帐簿案卷目录号模式:

         D21

                      第一本目录册序号

                      帐簿类代号

三、装硬盒

报表、帐簿、工资表、其他类统一用会计档案硬盒,每一类按案卷号顺序装满一盒再装第二盒。不同类的案卷不能混装在一盒。

硬盒正面填写起止年度,背脊上方盖类别,年度;下方用红色盖档号。

四、凭证的整理:

(一)        组卷:凭证一本为一卷。必须使用国家统一标准的 “会计档案凭证软封面”来装订,封面要按项目填写。

1.封面填写:

名称:单位全称;

时间:本卷凭证的起止的日期;

卷数:该卷是本月的第几卷;

记帐凭单张数:是凭证单的张数;

主管、经办人签字

档号:用红色盖上。

如果不是采用标准的封面,应在原封面右下方补盖档号,其模式如:(档号章尺寸20×60mm)

全宗号

目录号

案卷号

 

 

 

 

2.对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记帐凭证日期、编号,同时记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称、编号。                  

3.对一些保管价值明显不同的凭证,如记载本单位重大生产经营活动、外事、对私改造或工资名册等,应抽出单独装订,但要在原记帐凭证上注明抽出凭证的名称、数量、去向,并由立卷人签名盖章。

抽出的原始凭证组卷可接年度—形成日期排列装订,编号可以同本年其它凭证一起编序号,但必须在目录上注明保管期限,同时要在相互的案卷上注明档号,以便备查。

4.独立抽出的单据,按记帐凭证的大小折叠整齐,按时间顺序编写页号,加上封面装订成册。

(二)编号:

编制案卷号时可视本单位每年凭证数量的多少,每年编一流水号或若干年编一个流水号,但案卷号不能超过四位数。

例:D 31~n

                     案卷顺序号

                     一级属类(会计凭证)

                     大类代号(会计档案)

(三)填写目录

会计凭证只需填写案卷目录。

(四)     硬盒:按案卷顺序号入盒。

五、工资表:视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷,参照“文书档案的封面和卷内目录”整理,案卷号可若干年一个流水号。

         D 41~n

                          案卷顺序号

                           一级属类(工资表、其它)

                           大类代号(会计档案)

案卷目录的填写,

原已做为凭证附件的工资表,可以不用拆卷装订,按《办法》执行。

六、其他类

(一)调节表、对账单应按会计制度要求装订成册,发票或收据存根联整本的不用装订在会计部门保存5年。

(二)移交清册

(三)档案目录、销毁清册

七、编制档案目录

(一)报表、工资表目录:由案卷目录和卷内目录合订组成,当案卷号一截止,就形成一本档案目录,并给该目录一个固定的编号,也就是目录号。

(二)     账簿、凭证:由案卷目录组成

对按年编案卷号的凭证,可以几年的(几个目录号)目录合为一本,年之间用纸隔开,在目录封面注明目录号。

例:D31~4

在统计目录册时,则应按实有数量统计,即有4

(三)     目录封面填写

八、会计档案的鉴定与销毁

会计档案在保管期限已满后,应由档案部门提出意见,与鉴定小组共同鉴定。

鉴定程序

(一)组成鉴定小组:由分管领导及有关人员组成。制定鉴定方案,如规定初步鉴定、复查、审定等手续。

复查:对已到保管期限的会计档案,要妥善处理,对其中未结清的债权债务和涉及其他未了结事项的原始凭证以及对处理遗留问题还起作用的证据材料,单独抽出立卷,适当延长保管期限,同时在会计档案销毁清册和目录中注明。

(二)处理方法:《办法》第十条

(三)编制销毁审批表:

模式:

经鉴定后,清出无保存价值的报表    卷(册),帐簿   卷(册),凭证    卷(册)应予以销毁,请审批。

鉴定领导小组负责人(签名)

        年  月  日

主管负责人批示(签名)

        年  月  日

监  销  人(签名)