基建档案的收集与整理

I、基建档案的收集

一、明确建设、勘察、设计、施工、监理等单位在基建文件材料收集归档方面各自的职责
(一)项目建设单位(业主、项目法人)的职责

1、在基建招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对基建文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;

 2、收集和整理基建前期准备阶段、竣工验收阶段形成的文件以及设备、工艺和涉外文件,并应进行立卷归档;

 3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的基建文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查基建文件的形成、积累和立卷归档工作;

   4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的基建档案;

   5、在组织基建竣工验收前,应提请当地的档案管理部门对基建档案进行预验收;未取得基建档案验收认可文件,不得组织基建竣工验收;

   6、对列入城建档案馆(室)接收范围的基建,基建竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的基建档案。

 

(二)勘察、设计、施工、监理单位的职责(2项)

1、负责本单位形成的基建文件的积累、收集、立卷归档工作。

项目准备阶段:

    勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

 

项目施工阶段:

    项目实行总承包的,由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理,并提交总承包单位汇总;

    由建设单位分别向几个单位发包的,由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;

    项目监理单位负责收集、积累项目监理文件。

    建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核、签署竣工文件,并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其它监理文件。

 

   项目试运行阶段:

    试运行单位负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件;

    项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承建项目的器材供应和财务管理中形成的文件。

 

    2、勘察、设计、施工、监理单位要将本单位已经立卷归档的基建档案在规定时间内向建设单位移交。

 

二、收集工作的前期准备:

    要根据基建项目实际情况制定基建项目文件材料归档制度,确定本单位或者本项目基建文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档质量要求。

 

   (一)归档范围:

    可参照《建设基建文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001)附录A《建设基建文件归档范围和保管期限表》或者《国家重大建设项目文件归档与档案整理规范》(DA/T28-2002)附录A《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》有关规定执行。

    如本行业有专门要求,例如水利、交通、电力等行业,也可按照行业上的规定执行。

 

   (二)归档时间:

    1、基建项目办理完许可证后,要先将前期材料向本单位综合档案室移交保存,并编制目录;

    2、其他文件材料在项目竣工验收后两个月内归档,时间长的项目可采取分阶段整理归档。

 

   (三)归档份数:

    根据实际确定。一般是两套或两套以上。一套存建设单位、一套存施工单位,在城区规划范围内的项目还要报一套给城市建设档案馆,有上级业务主管部门的可能还要向上级主管部门报送一套。

 

  (四)归档质量要求:

    1、归档的基建文件应为原件。(多套制的必须有一套是原件)

   2、基建文件的内容及其深度必须符合国家有关基建勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

    3、基建文件的内容必须真实、准确,与基建实际相符合。

    4、基建文件必须注意完整成套。

(基建文件材料具有成套性的特征。具体到某一基建项目的档案,其成套性可以体现在以下内容:每一项目或单位工程、分部工程的文件;某一问题、事故处理形成的一组文件;请示与批复;一组会议材料;就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料;系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。成套性文件必须收集齐全。)

    5、永久、长期保存的基建文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水书写、绘制,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

    6、基建文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。

    7、基建文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。

    8、基建文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。

    9、所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

    10、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。

    11、不同幅面的基建图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/10609.3-89)统一折叠成A4幅面(297mm×210mm),图标栏露在外面。

    12、录音、录像文件应保证载体的有效性。

13、电子文件应以光盘为长期储存介质。

 

3、进行基建档案收集时,应重点关注以下四点:

 

   1.区分基建档案和文书档案。

    若基建项目立项不成功,应将相关文件归入文书档案;

    在基本建设项目建设期间形成的普发性文件、重份文件、事务性文件等也应归入文书档案;

    涉及立项审批、征地拆迁、竣工验收等与项目建设直接相关的文件材料应归入基建档案。

 

    2.加强原件的收集。

 

   3.应注意以下材料的收集:

    1)在项目立项、设计阶段注意检查征地拆迁方面收集的资料是否齐全,尤其是拆迁户在拆迁过程中形成的材料应收集齐全。

 

    2)应注意招投标过程中产生的资料的收集是否齐全,尤其是参加招投标专家组的人员在评议标过程中针对具体项目不同标段形成的评分表等材料,同时应加强未中标标书的收集;

 

    3)在项目施工阶段,注意检查施工基础资料收集是否齐全,尤其要注意设计变更与测试、沉降、位移、变形监测记录等材料,同时应仔细检查施工基础资料的修改方式是否符合有关规定;

 

4)注意监理档案的收集是否齐全完整,包括监理日记、月报、计量支付等材料,尤其是在监理规程规定反映监理履行“三控制”职能的文件材料是否收集齐全;

 

    5)工程交工验收后注意试运行期间材料的收集是否齐全,试运行记录是否齐全完整,竣工图是否能反映竣工后的真实状况,与变更是否符合;

 

    6)注意声像档案的收集(包括开工典礼、重大工程质量事故等方面)是否齐全完整。

 

7)企业基建工程一般由土建和设备组成,因此要注意检查项目中安装的设备档案的完整性。

 

II、基建档案的整理

 

基建档案整理一般可分为分类——立卷——编写卷内目录与备考表——填写案卷封面——装订——编制检索工具——装盒——上架等步骤。

 

1、分类及档号编制

 

A.通常情况下一个全宗中基建档案为一级类目,具体基建项目为二级类目。

 

   分类及档号编制示例如下:

    J  基建档案

    J1 第一号工程

    J2 第二号工程

    J3 第三号工程

      ……

 

    B.建设项目之上的类目设定:

    如果基建项目很多,可在“基建档案”类之下、“项目”类之上增加一个分类层级。大型、特大型企业,其建设项目较大,单项工程数量又较多,这类单位的基建档案类可按项目的使用性质设置二级类目,如某石化企业设置了综合公用工程、炼油装置、石化装置、精细石化装置、辅助生产设施、民用设施、电力通讯工程、住宅工程、其它等十个二级类目。

 

    按使用性质设置二级类目后,“建设项目”类目依序降为三级类目。分类及档号编制示例如下:

    J    基建档案

    J1   综合公用工程

    J1.1 第一号工程

    J1.2 第二号工程

    J1.3 第三号工程

    J2   炼油装置

    J3   石化装置

         ……

 

     C.建设项目之下类目的设定:

    如果建设项目很大,形成案卷数量非常多时可在建设项目之下设置下一级类目,分类方法有两种:

    一种是可按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段(工程监理)、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段分类;

    另一种是按各参建单位分类。

 

分类及档号编制示例如下:

    J      基建档案

    J1     综合公用工程

    J1.1   第一号工程

    J1.1.1 前期准备阶段

    J1.1.2 设计阶段

    J1.1.3 施工阶段

    ……

    J1.2   第二号工程

    J1.3   第三号工程

    J2     炼油装置

    J3     石化装置

 

    D、项目内基建文件的分类方法

     根据基建项目文件材料的形成的特点进行分类。

 

    三个特点:

      阶段性特点

      结构性特点

      专业性特点

 

 

    阶段性特点:按照国家有关基建工作程序的规定,建设项目从酝酿到建成交付使用,一般都要经过几个阶段,每个阶段的工作内容、要解决的问题、主要参与的单位都不同。如项目前期准备阶段,参与的单位主要是建设单位、有关主管部门、勘测单位,主要工作是申请立项、获得水文、气象、地质等基础数据,办理征地、拆迁、报建等手续。因此对建设项目文件材料进行分类时,首先必须考虑其阶段性的特点。

 

    结构性特点:建设项目在设计时一般以单项、单位工程为单位进行设计,施工单位在接到施工图后,不论是编制施工组织设计、施工方案还是组织施工,都是单位工程、分部工程、分项工程为单位进行,形成的施工记录、编制的竣工图等文件,也随之体现结构方面的特点。而且质监部门在评定工程质量、检查竣工文件时,也是按结构进行。所以在分类时,在考虑阶段性特点的基础上,还要考虑结构方面的特点

 

    专业性特点:一个工程项目的建设过程是多专业相互协作、分工作业的结果。基建文件材料可分为管理、设计、施工、监理等专业,每一个大专业下又可分为若干小专业,如设计还可分为建筑、结构、水、电、暖通等专业;施工还可分为基础、主体结构、设备安装、室内外装饰等专业。分工作业的结果不仅使文件材料在形成时自然按专业分类,而且在日后的查找利用过程中,有时也按专业进行。由此在分类时还要考虑基建文件材料所反映的专业方面的特点。

 

  从以上分析,可得出基建文件材料分类排列方法,其分类次序依次为:

    基建档案—(项目使用性质)—项目—(阶段)—(单位工程)—(专业)—(问题)。

(加了括号的为可选项,未加括号的为必选项)

 

二、立卷

    1、组卷的基本方法:

    按建设程序分为工程前期准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5个部分。

 

    前期文件(工程开工前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等基建准备阶段形成的文件):

    可按建设程序(环节)分别组卷。

    如各个环节的文件材料较少,可合并组卷;较多时,可按专业、问题、形成单位等特征组卷。

 

    监理文件(监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件):

    可按单位工程(具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,是建设工程项目的组成部分)、分部工程(单位工程中可以独立组织施工的工程)、阶段、专业、问题、内容性质、文件名称等特征组卷。

 

    施工文件(施工单位在工程施工过程中形成的文件):

    可按单位工程、分部工程或装置、阶段、专业(如结构、水暖、通风、电气、消防、环保等专业)、问题、内容性质、文件名称等特征组卷。   

 

    设备文件按专业、台件组卷;

    设计变更文件、工程联系单可按名称组卷;

    原材料试验按单项工程组卷。

 

    竣工图(基建竣工验收后,真实反映建设基建项目施工结果的图样):

    可按单位工程、专业(结构、水电、暖通、消防、环保)等特征组卷。

 

    竣工验收文件(建设基建项目竣工验收活动中形成的文件):

    可按单位工程、专业、内容性质、问题等特征组卷。

    一个建设工程由多个单位工程组成时,基建文件应按单位工程组卷。

 

2、组卷要求:

  (1)案卷不宜过厚,一般不超过40mm。

  (2)案卷及卷内不应有重份文件;同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长;不同载体的文件一般应分别组卷。

 

 3、卷内文件的排列

 

    (1)一个基建项目的文件材料只组成一个案卷的:

    卷内文件可按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等阶段顺序排列。

 

    (2)、一个基建项目的文件材料组成多个案卷的:

    1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的正本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,正本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列。

 

 2)图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。

     有图纸目录的,按图纸的原目录、图号排列;

    没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,即按图纸类别序号排列。(先总后分)

    既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

 

    基建档案的纸质材料一般可分为管理性文件、施工(监理)基础资料、图纸。

    管理性文件一般按问题组卷;

    施工(监理)基础资料组卷时应首先将材料性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开,然后同一性质材料可按工程部位划分或时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷,技术联系单、监理例会等时间特征明显可按时间组卷;

    图纸按照图纸目录组卷。

 

    4、编页号

    卷内科技文件材料均按有书写内容的页面编写页号,每卷文件单独编一个流水页码,用号码机打印,单面书写的科技文件材料在其右下角打页码;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角打页码。折叠后的图纸一律在右下角成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。每卷的页号均从“001”开始。案卷封面、卷内目录和备考表不编写页码。每卷单独编号,页号从“1”开始,各卷之间不连续编页号。

 

    5、案卷之间的排列

项目依据性文件材料——基础性文件材料——工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)文件材料——工程施工文件材料——工程监理文件材料——工程竣工验收文件材料等。

 

三、填写卷内目录与备考表

    1、科技档案卷内文件目录排列在卷内文件材料首页之前。卷内文件目录卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。

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  档号:J 1.1---1

 

    序号

    用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序,一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位(注意:不是一页一个序号)。其中打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均为一份文件,给一个顺序号。

 

    文件编号

    文件的文号就是文件编号;

    图纸应填图号,如“水施03”。

    其余材料的文号编号均可不填。

 

    责任者

    文件的责任者以落款盖章或签名为准,填写文件的直接形成单位;

    有两个以上责任者时,尽量都填上,太多时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替,可用通用简称。

    竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

 

    文件材料题名

    填写科技文件材料的全称。

   对于文件没标题或标题不能说明文件内容的,要根据文件的内容拟写或补充完整标题。

    例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来,以便于查找。

 

   日期:文件或图纸的形成日期。格式为20020612(8位数)。

    页号:填写每份文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号,用“首页号末页号”表示,如“021/023”,如果该份文件只有一页且单面的,则需写一个页号,如“031”。

    备注:需要注明的问题。

    需要指出的是图纸有图样目录时,可做为卷内目录保管。

 

    2、备考表的填写包括以下内容:

    1)主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数);

    2)说明卷内文件残缺破损情况(无者不写);

    3)填写立卷人、检查人姓名及日期,日期为立卷的完成时间。

    4)互见号:填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式,并用括号括起。

卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

 

四、填写案卷封面和脊背

    1、封面

    案卷封面的内容应包括:档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

 

    档号:

    由分类号、项目号和案卷号组成。

    组卷单位填写案卷封面档号要用铅笔,移交后由保管单位统一正式填写。

 档案馆代号:

    应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。

 

    案卷题名:

    应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括基建名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等,其结构一般由项目名称、文件材料的内容特征、文件材料的名称特征三部分组成。

    如:XX大厦(项目名称—基建)基础基建(内容特征—结构)竣工图(名称特征)。

 

    编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者,也可以说是文件的组卷部门。

 起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

 保管期限:填写组卷时划定的保管期限,分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见《建设基建文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001)附录A。

 同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

 密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

 

    2、案卷脊背

    案卷脊背填写档号(组卷单位用铅笔填写)、保管期限、和案卷题名。

    档号从左到右横排填写,数字使用阿拉伯数字。

题名从右至左竖写,首行空两个字。

 

五、案卷装订

    1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。

    用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线装订法,装订位置在案卷或文件左侧中部,距左端12mm,装订长度160mm,结头系在案卷内侧或文件背面。

 

图纸可以装订,也可以不装订。对不装订的图纸,需要在每张图纸右下角(标题栏外)加盖档号章。

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    底图不能装订,也不能折叠,组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放于专用底图柜中保存,或卷成筒装入硬纸筒保存。

    要另外编制底图目录。

 

    所有竣工图均应加盖竣工图章,竣工图章上必须有相关单位负责人的签名。

    档案工作人员在接收图纸时注意:利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据,凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变、或变更部分超过图画1/3的,应当重新绘制竣工图。

 

    图纸的折叠

    对大于A4的图纸进行折叠,具体要求为:

   (1)采用“手风琴”式折叠法;

   (2)图面朝里,减少对图样的磨损;

   (3)尽量避免在重要的图样处有折痕;

   (4)不同幅面的图纸,要统一折叠为国际标准A4型(297mm×210mm)大小;

   (5)采用折角等方式将图纸的标题栏露在右下角。

 

六、编制检索工具

   科技档案检索工具一般是总目录和分类目录。档案室一般用分类目录。

   分类目录式样如下:
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创奇档案管理软件