档案管理的基础理念介绍-创奇档案管理软件系统

 

1.1   档案与档案行业

 

1.1.1  档案的概念

 

微观概念:档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。

宏观概念:档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。

 

1.1.2  与档案相关单位及组织结构

 

与档案相关的单位关系图如下:


档案局:档案业务监督和指导部门,属行政单位。

档案馆:集中存放社会上各单位的档案的单位,负责档案的收集和保管,属事业单位。包括国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。

立档单位:产生档案的单位,一般都有档案集中保管的部门,大部分称为档案室,有的也称为保密室或其它名称。

各单位之间存在关系:

间接的行政管理:国家和各省、各省和个地区之间的行政关系。

直接的行政管理:市与各区、行业上级部门和下级部门之间的行政关系。

业务监督和指导:档案局对立档单位的档案工作进行监督和指导。

档案移交:立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。


其他辅助机构:

档案专业教育部门:档案学院,档案系;档案业余大学;档案中专。

档案学会:国家学会;省、市、县学会;专门行业学会。

档案科学技术研究所。

1.1.3  档案的来源

 

来源的对象(多样性):国家机构、社会组织、个人(家庭、家族)、

来源的范围(广泛性)生档案社会活动领域是各行各业。如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等。

来源的种类:官方档案与半官方档案、公共档案与私人档案

 

1.1.4  档案的基本特点

 

档案的职能性:

档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的。职能活动的需 要是档案形成和保存的基础。

立档单位的职能活动是多种多样的,因而产生形成各种各样内容和载体的档案

档案的原始

档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物,不是事后编造的。

档案原件具有不可替代的办文特征和时代特征

档案的价值

 

1.1.5  档案的基础性质

 

档案是一种历史活动的原始记录,也是一种信息资源。档案的基本性质就是原始记录性,  它可以分解为两方面的属性:原始性和记录性。

 

1.1.6  档案的基础术语

 

立档单位:构成档案全宗的国家机构、社会组织和个人。

全宗:一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体,是档案馆档案的第一层分类、管理单位。档案整理工作的第一步就是区分全宗

联合全宗:由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文件整体。

汇集全宗:若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有某些共同特征或联系的作为一个全宗对待的文件整体。

全宗群:由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体,是档案馆组织管理档案的一种方式。

全宗内档案分类:在一个全宗内,按照来源、时间、内容、形式和其他特征把档案实体分成若干层次和类别,构成一个有机的体系。

档案实体:档案实体是指档案原始形态,包括各种载体的档案及实物。


案卷:在一个全宗内,由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位,简称卷。

卷内备考表:卷内文件状况的记录,排列在卷内文件之后。

档号:档案实体编号的总称。通常包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。

编目:按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。

目录按照一定次序编排的、揭示档案或其他文献特征的条目,是档案的一种检索、报道工具。

卷内目录:登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷内文件之前。

案卷目录按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。 

著录:在编制档案目录时,对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

标引:对档案内容进行主题分析,把结果以规范化的检索语言赋予检索标识的过程

分类标引对档案给予分类号标识的过程。

主题标引:对档案给予主题词标识的过程。

检索:有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。

检索工具:查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。

索引:指明档案或目录的内容特征、形式特征,按一定顺序排列并注明相应出处,供查找档案或档案信息的一种检索工具。

 

1.2   档案的分类与组织结构

 

1.2.1  档案的种类

 

通常,可以将档案划分为三大种类:文书档案、科研档案和业务档案。

文书档案统上,将诸如党群管理、行政管理、业务管理活动中形成的档案称为文书档案。   文书档案按照国家档案局的标准,从 2003 年后,要求采用简化方式来整理。

科研档案:包括产品、工艺等工业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的   各种生产技术档案、基本建设档案、设备档案和包括气象、天文、水文、地质、测绘、地震、  环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案。

专门档案:人事、会计、审计、企业、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、  音像、照片等档案称专门档案。

不同种类档案的管理需要不同的目录。

 

1.2.2  全宗内电子档案的分类

 

全宗内分类的方法很多,按分类的构成方式可以分成单式结构分类法和复式结构分类

法。

单式结构分类法中最常用的分类方法主要有三种:年度分类法、组织机构分类法和问题

分类法。

年度分类法:根据文件形成和处理的所属年度,将全宗内的档案文件分成若干类别的一种分类方法。因其简便易行,又可以同其他分类方法分层联用,因而是种常用的档案文件分类


法。

组织机构分类法:指依据立档单位的内部组织机构或文件处理阶段形成和处理文件的承办单位,将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。

问题分类法:根据文件内容记述于反映的基本或主要问题,将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。

复式结构分类法:指将两种或两种以上的单式结构分类法分层联用所构成的全宗内文件的各种实用分类方法的统称。

常用的复式结构分类法有:

年度 — 组织机构分类法

年度 — 问题分类法

组织机构 — 年度分类法

问题 — 年度分类法

 

1.2.3  全宗实体分类方案

 

档案分类方案,又称为“档案分类大纲”,指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后,用文字或图表等形式,标列出各级类目名称,并按一定顺序排列而成的一种类目表,它是指   导立档单位进行档案文件分类的工具。

档案分类方案的内容一般包括编制说明、分类类目表和使用说明三部分组成。

编制说明:说明分类方案的编制目的、分类依据、分类规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明,是使用方案的指南。

分类类目表:由各级或各层次类目构成的类目表。

使用说明:包括对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。

 

1.2.4  全宗内档案的组织结构

 

档案的组织方式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织方法,能   和档案的具体的库房存放有机地结合,并让档案利用起来方便。档案的组织方式和库房以及库房中档案保管方式非常类似,形如档案库房、排架、柜、抽屉。计算机操作系统中的文件管理的目录结构也非常类似。本质都是“物以类聚”的思想,也符合人们的思维习惯。档案的组织方式也适用于图书、资料等的管理。对于任一全宗,档案组织结构可以用实体关系图描述如下:




过前几章节内容我们可以知道,实际上,全宗内档案的分类是多层的,分类方法是多样的,因而全宗内档案的组织结构图可以细化为下图(图 2.3)。

 

1.2.5  档案的管理过程

 


档案管理过程包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。其大致工作流程如下图表示:

 

 

1.2.5.1      档案收集

 

档案收集工作,就是指依据党和国家的规定,通过惯常的接收制度和专门的征集方式, 把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案,有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆,以实现档案集中统一管理的业务活动。

档案馆档案的来源主要有四种:现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。在此,我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。

档案移交及接收要求

进馆档案应按全宗整理,保持全宗的完整性。

进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。各立档单位应按照鉴定档案的有关标准,科学的划分档案的保管期限,并将其中具有永久或长期保存价值的档案,在本单位保存若干年后向有关档案馆移交。


与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具,应随同档案一起移交。不同的接收单位可能对接收的内容有具体的规定,一般要移交的内容有:档案实物、移交清册、全宗历史情况、立档单位历史情况、立档单位进馆历史情况、全宗历史考证、分类方案、保管期限表、案卷目录(一式两份或三份),以及其他档案目录等。对于移交内容在计算机辅助管理系统中应移交出档案目录数据及电子原文,并对移交内容进行记录,而接收端应可以自动的接收目录数据及电子原文。

清点核对。即移交与接收双方根据移交的清册与目录进行核对。

移交清册:用于记录移交与接收双方信息及所移交案卷相关信息的清单。

移交清册内容应包括:移交单位、(移交单位经办人、接收单位、(接收单位经办人、移交年度,以外还有(案卷)移交明细表。移交明细表中内容包括:案卷目录号、案卷题名或组织机构名称、所属年代、移交(接收)原因、移交(接收)日期、总案卷数量小计、 永久案卷数据小计、长期案卷数据小计、备注等项。

移交清册明细表中的内容应直接查询得到,而不用用户输入,但可以让用户进行修改。  

全宗历史情记录某全宗的历史情况和全宗历次进馆的明细情两者的关系是主从关系。

历次进馆明细情况的内容包括:进馆时间、档案所属年代、总档案数量小计、永久档案数量小计、长期档案数量小计、累计卷数、累计米数。

全宗历史情况的内容包括:全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间(用文本串记录)、档案初次入馆时间、档案存放库房号、对历次进馆档案质量和完整情况说明。

 

立档单位历史情况:

记录立档单位的历史情况,包括:单位名称、建立年月、初建时名称、领导成员姓名及党政职务、内部机构名称、人员编制数、实有人员数。

 

1.2.5.2      档案整理

 

档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称,是档案管理的一项重要内容。档案内容整理,主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理,主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案,进行基本的分类、组合、排列、编目,组成有序的档案整体的工作过程。我们通常所说的档案整理,主要指档案的实体整理。

 

1.2.5.3      档案鉴定

 

案的鉴定工作应当包括两个方面的内容,即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。  目前,在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值,因此,当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么,给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是:档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值、确定档案的保管期限,并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。它是档案管理工作中一个独立的环节,是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。


 

1.2.5.4      档案保管

 

维护档案的完整与安全,既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求,也是档案工作各项业务环节的共同任务,从一定意义上讲,维护档案的完整与安全,更是档案保管工作的中心任务,这是因为档案保管工作这个环节,是实现维护完整与安全的重点环节和主要手段。 从实质上讲,档案保管工作,也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。简言之,档案保管工作应该做到四不:不散(不使档案分散)、不乱(不使   档案互相混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案遭到损坏)。

 

1.2.5.5      档案统计

 

档案统计工作,是用表册、数字的形式,对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究,从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。档案统计工作的基本任务,就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析,  提供统计资料,实行统计监督。

 

1.2.5.6      档案检索

 

档案检索有广义与狭义之分。狭义的档案检索是指利用各种检索工具,从各种角度查找利用者所需档案的过程。广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过程。我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的,即档案检索包括档案存贮和档案查检两个具体过程。

 

1.2.5.7      档案利用

 

档案开发利用工作,就是档案工作者将本馆(室)及其他单位所收藏的静态的档案信息,通过多种渠道与方式,开发和传递给利用者,从而实现档案信息的活化和共享,满足社会需要的一项档案业务工作。

 

1.2.5.8      档案编研

 

档案编研工作,是以馆(室)藏档案文献为主要物质对象,以主动提供或报道档案信息内容,满足社会利用为主要目的,在深入研究档案内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作